Հաշվի առնելով այն փաստը, որ օրական ավելի քան 300 միլիարդ նամակ է ուղարկվում և ստացվում, զարմանալի չէ, որ մարդկանց մոտ առաջացել է «էլ. Փոստի հոգնածություն»: Ահա թե ինչու է այդքան կարևոր գրել արդյունավետ նամակներ, որոնք հստակ և հակիրճ կհայտնեն ձեր կարծիքը. Դուք չեք ցանկանում, որ մարդիկ ամբողջությամբ չկարդան ձեր հանդիպման հրավերը, քանի որ այն չափազանց երկար է կամ անհասկանալի: Մի անհանգստացեք. Այս վիքիհարցը ձեզ կուղեկցի այն ամենի հետ, ինչ պետք է անեք հանդիպման հրավերի համար նամակ գրելիս, օրինակ ՝ ինչպես գրել ուժեղ թեմայի տող, այն, ինչ պետք է ասեք ձեր էլ. Նամակում և ինչպես կարող եք օգտագործել օրացույցի ծրագիր ՝ ամեն ինչ ավելի հեշտացնելու համար:
Քայլեր
Մեթոդ 1 -ից 3 -ը. Գրեք ուժեղ թեմայի տող
Քայլ 1. Գրեք կարճ, համապատասխան թեմայի տող `հանդիպման ամսաթվի և թեմայի հետ:
Այս մանրամասները ներառելը նշանակում է, որ մարդիկ կիմանան, թե երբ է դա և ինչ պետք է քննարկվի ՝ առանց նույնիսկ էլ. Օրինակ, կարող եք գրել ՝ «Հանդիպում 12/8. Հաշվետվությունների նոր ուղեցույցներ»:
Գուշացում
Հանդիպման թեմայից դուրս մնալը, հավանաբար, կհանգեցնի մարդկանց պատասխանի ՝ հարցնելով, թե արդյո՞ք դա համապատասխան է իրենց բաժնին, թե՞ նրանց հաճախելը պարտադիր է, ուստի անպայման նշեք թեման:
Քայլ 2. Խնդրեք թեմայի տողում մասնակցության հաստատում:
Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է իմանալ, թե ով է գալու հանդիպման, խնդրեք հաստատում թեմայի տողում: Այդ կերպ նրանք կիմանան, որ պետք է հնարավորինս արագ պատասխանել, նույնիսկ էլփոստը բացելուց առաջ: Դուք կարող եք գրել.
Կարող եք նաև գրել. «Խնդրում ենք պատասխանել. HR հանդիպում 10/6»:
Քայլ 3. Տեղեկացրեք նրանց, եթե դա շտապ հանդիպում է թեմայի տողում:
Եթե դա հրատապ կամ ժամանակին զգայուն հարց է, որն անմիջապես հանդիպում է պահանջում, թեմայի տողին ավելացրեք հրատապության զգացում: Օրինակ, կարող եք ինչ -որ բան գրել «Արտակարգ հանդիպում երկուշաբթի 31/2. Կիբերանվտանգություն» խորագրի ներքո:
Կարևոր է նշել հանդիպման թեման, ինչպես նաև նրանց պատկերացում կազմել, թե ինչ սպասել:
Քայլ 4. Նշեք ՝ մասնակցությունը պարտադիր է, թե առաջարկվում:
Եթե դուք աշխատում եք մեծ ընկերությունում, որոշ մարդկանց ներկայությունը կարող է չպահանջվել յուրաքանչյուր հանդիպման համար: Առարկայի տողում նշեք համապատասխան բաժինը կամ տեղեկացրեք ստացողներին, եթե նրանք պետք է մասնակցեն: Օրինակ, կարող եք գրել ՝ «Պարտադիր շուկայավարման հանդիպում 10/6»:
Եթե հանդիպումը պարտադիր չէ, կարող եք գրել. «Առաջարկվող հանդիպում 10/6 արդյունավետ հետազոտական մարտավարությունների վերաբերյալ»:
Քայլ 5. Խառնաշփոթությունից խուսափելու համար թեմայի տողում օգտագործեք ամբողջական բառեր:
Հակասությունները կարող են արդյունավետ թվալ, բայց դրանք ոչ այնքան կոնկրետ, որքան ամբողջական բառերը և կարող են շփոթություն առաջացնել: Օրինակ, «SAP» - ը կարող է նշանակել «համակարգեր և մշակում» կամ «ընտրանքի և վերլուծության ծրագիր» ՝ կախված նրանից, թե ով է ծանոթ և ծանոթ չէ ձեր լեզվին:
Այնուամենայնիվ, նորմալ չէ օգտագործել սովորական հապավումներ, ինչպիսիք են ՝ «RSVP», «HR» և «Wed»:
Մեթոդ 2 -ից 3 -ը. Ձեր էլ. Փոստի մարմնի ստեղծում
Քայլ 1. Գրեք հակիրճ, ընկերական ներածություն և կարճ նշում:
Ինքներդ ձեզ ներկայացնելը անհրաժեշտ է, եթե աշխատում եք մեծ ընկերությունում կամ եթե դեռ բոլորին չեք ճանաչում: Կարևոր է նաև նշել այս կարճ ներածության մեջ, եթե որևէ փաստաթուղթ կամ պարագաներ անհրաժեշտ է լրացնել և/կամ բերել հանդիպմանը:
Ձեր ներածությունը դարձրեք անձնավորված կամ համապատասխան աշխատանքին: Օրինակ ՝ «Բարև թիմ, ես անհամբերությամբ սպասում եմ նոր ծրագրի մեկնարկին հաջորդ շաբաթ»:
Հուշում
Հիշեցրեք ստացողներին, եթե նրանք պետք է որևէ առաջադրանք կատարեն կամ իրենց հետ ինչ -որ բան բերեն հանդիպման: Օրինակ ՝ «Որպես հիշեցում, խնդրում եմ բերեք ձեր վաճառողի կոնտակտների ցուցակների 4 տպագիր օրինակ»:
Քայլ 2. Հանդիպման ամսաթիվը և ժամը նշեք սեփական տողով, որպեսզի այն առանձնանա:
Սա էական տեղեկատվություն է այն մարդկանց համար, ովքեր պետք է մասնակցեն հանդիպմանը, այնպես որ դուք ցանկանում եք, որ այն լինի հստակ և առանձնանա տեքստի մնացած մասից: Ներդրեք 2 տող վերևից և ներքևից և/կամ դրեք համարձակ տառատեսակով:
- Օրինակ ՝ «Հոկտեմբերի 6, 10:30 - 11:45 AM»
- Եթե հանդիպումը առցանց է, նշեք ժամային գոտին, որպեսզի տարբեր ժամային գոտիների մարդիկ բաց չթողնեն սխալ շփման պատճառով: Օրինակ, կարող եք գրել. «Հոկտեմբերի 6, 10:30 - 11:45 AM (PST)»
Քայլ 3. Նշեք գտնվելու վայրը ամսաթվից և ժամից հետո:
Տեղադրեք նույնքան, որքան ամսաթիվը և ժամը, հատկապես եթե հանդիպում եք նոր վայրում, եթե դա դժվար է գտնել, կամ եթե գիտեք, որ ստացողներից ոմանք տեղյակ չեն: Վիրտուալ հանդիպումների համար (կամ ուղիղ ֆորումի միջոցով, կամ տեսազանգի միջոցով) հեշտ մուտքի համար տրամադրեք հղում ֆորումին կամ տեսազանգին:
Ուղղություններ տալու դեպքում հնարավորինս մանրամասն եղեք: Որպես օրինակ. 592 սենյակը գտնվում է շենքի 2 -րդ աստիճանում, ուստի հարկավոր է վերելակով բարձրանալ առաջին հարկից, դուրս գալ 12 -ից և շենքի հարավային կողմի վերելակներից (ձեր ձախ կողմում) բարձրանալ: դեպի 59 -րդ հարկ »:
Քայլ 4. Կիսեք հանդիպման նպատակը:
Թույլ տվեք ստացողներին իմանալ, թե ինչ է լինելու հանդիպումը: Հանդիպման կարճ օրակարգ առաջարկելը կօգնի նրանց հասկանալ, թե որ առաջադրանքներն են պետք նախապես կատարել: Կարող եք պարզապես նշել թեման (օրինակ ՝ «Կիբերանվտանգության թարմացում») կամ կարող եք տրամադրել ժամանակացույց.
- 10:30 - 10:45 Կիսվեք ծրագրի կարգավիճակի թարմացումներով
- 10:45 - 11:10 Համեմատեք և ընտրեք կենսունակ առաջարկներ
- 11:10 - 11:30 Մտքի փոթորիկ և նպատակներ գործարկման համար
Քայլ 5. Ուղղեք ձեր էլ. Հասցեն քերականական և փաստական սխալների համար:
Սրբագրելու ամենակարևոր բաներն են հանդիպման ամսաթիվը, ժամը և վայրը, այնպես որ համոզվեք, որ դրանք ունեք ճիշտ: Կարող եք նաև սրբագրել ձեր ներածությունը, օրակարգը կամ այլ գրառումներ, որոնք կարող եք ներառել ՝ համոզվելու համար, որ լուսաբանել եք բոլոր հիմունքները:
Կարդացեք ձեր էլփոստը բարձրաձայն `համոզվելու համար, որ ձեր գրածը պարզ և հակիրճ է, նախքան այն ուղարկելը:
Մեթոդ 3 -ից 3 -ը `Outlook- ի կամ ինտեգրված օրացույցի կիրառման օգտագործումը
Քայլ 1. Կտտացրեք «Նոր հանդիպում» ՝ Outlook- ի հիմնական ներդիրի ներքո:
Եթե ձեր ընկերությունը օգտագործում է հաղորդակցության տվյալների շտեմարան ինտեգրված օրացույցով, ինչպիսին է Outlook- ը, օգտագործեք այն ձեր հանդիպումը կարգավորելու համար: Սովորաբար դա նախընտրելի շփման կետն է այն մարդկանց համար, ում հետ աշխատում եք:
Եթե ձեր ընկերությունը չի օգտագործում Outlook- ը կամ դրա նման այլ բան, կարող եք օգտագործել աշխատանքի հետ կապված էլ
Քայլ 2. Ընտրեք ժամանակ և ամսաթիվ «Պլանավորման օգնական» պատուհանից:
Նոր հանդիպում ստեղծելուց հետո օրացույցի պատուհանը կբացվի: Կտտացրեք «Պլանավորման օգնական» և նշեք ձեր հանդիպման մատչելի ժամանակը և ամսաթիվը:
Համոզվեք, որ դա ժամանակ է, երբ դուք և նախատեսվող մասնակիցները հասանելի են: Կախված ձեր ընկերության դիմումից, գուցե անհրաժեշտ լինի կարգավորել ձեր դիտման կարգավորումները `բոլորի ժամանակացույցը (բացի ձերից):
Քայլ 3. Ավելացրեք մասնակիցներին `մուտքագրելով նրանց անունները կամ օգտագործելով ձեր հասցեների գիրքը:
Սեղմեք տեքստային տողի վրա ՝ անունները ձեռքով մուտքագրելու համար կամ ոլորեք ձեր հասցեների գրքում և ընտրեք դրանց անունները ցանկից: Օգտագործեք «Պլանավորման օգնական» գործառույթը `այլ մարդկանց առկայությունը ստուգելու համար:
Եթե մարդիկ հասանելի չեն, նրանց անունները կհայտնվեն ընդգծված: Օգնականը նույնիսկ ցույց կտա առաջարկվող ժամկետները `ձեզ և ներկաների ժամանակացույցին համապատասխան:
Քայլ 4. Սահմանեք հանդիպման մեկնարկի և ավարտի ժամերը:
Համոզվեք, որ հանդիպման ամսաթիվը ձեր ընտրած ամսաթիվն է և անհրաժեշտության դեպքում ցանկացած փոփոխություն կատարելու համար կտտացրեք օրացույցի կոճակին: Այնուհետև օգտագործեք ժամանակի ցուցակներից աջ գտնվող բացվող սլաքները `սկզբի և ավարտի ճիշտ ժամանակները ընտրելու համար:
Վերջնական ժամերի ավելացումը մարդկանց ժամանակի նկատմամբ ամենահարգալիցն է, որպեսզի նրանք իմանան, թե ինչ սպասել և կարող են պլանավորել իրենց ճանապարհորդությունը կամ աշխատանքը հանդիպման ընթացքում:
Քայլ 5. Էկրանի վերևում գտնվող «Հանդիպում» ներդիրում կտտացրեք «Նշանակում»:
Սեղմելով այս կոճակը, դուք կվերադառնաք ընդհանուր նշանակման էկրանին, և դուք պետք է տեսնեք ձեր մուտքը պլանավորված: Այստեղից դուք կկարողանաք ավելացնել թեման, վայրը և նշումները:
Եթե դուք չեք տեսնում ձեր մուտքը պլանավորված հանդիպման ժամանակ, վերադարձեք և կրկնում եք գործընթացը, մինչև այն հայտնվի:
Քայլ 6. Առարկան, վայրը և նշումները մուտքագրելիս եղեք կոնկրետ:
Թույլ տվեք ստացողներին իմանալ, թե ինչի մասին է հանդիպումը մի քանի կարճ բառերով (օրինակ ՝ «Ապագա ապրանքի փորձարկում»): Specificշգրիտ եղեք գտնվելու վայրի մասին, նշեք ուղղություններ, եթե դա սովորական հանդիպումների վայր չէ կամ դժվար է հասնել այնտեղ: Ավելացրեք ցանկացած լրացուցիչ նշումներ (ինչպես ցանկացած նախապատրաստական աշխատանք), որոնք վերաբերում են հանդիպմանը:
- Նշեք գտնվելու վայրի հասցեն, նույնիսկ եթե կարծում եք, որ նրանք արդեն գիտեն այն:
- Ավարտելուց հետո կտտացրեք «ուղարկել»:
Հուշում
Խուսափեք չափազանց լայն թեմաներից, ինչպիսիք են «մտքի փոթորիկը», քանի որ դա մարդկանց շատ բան չի ասում հանդիպման նպատակի մասին: Փոխարենը, դուք կարող եք ասել, «մտքերի փոթորիկ վաճառողներին նոր արտադրանքի համար»:
Խորհուրդներ
- Ձեր էլ.
- Օգտագործեք ընկերական, պրոֆեսիոնալ գրելու տոն:
- Կրկնակի ստուգեք ստացողների ցուցակը `համոզվելու համար, որ հրավիրված են բոլորը, ովքեր այնտեղ պետք է:
- Մուտքագրեք հասցեներ «bcc» տողում, եթե ցանկանում եք, որ բոլոր հասցեները թաքնված լինեն ստացողներից:
Գուշացումներ
- Մի ուղարկեք հրավեր կամ էլ. Փոստ ՝ առանց ամսաթվի, ժամի և վայրի: Ամենայն հավանականությամբ, դա կհիասթափեցնի ձեր հրավիրողներին, և դուք կստանաք մի շարք պատասխաններ ՝ այդ տեղեկատվությունը խնդրելով:
- Մի՛ գրեք բոլոր տառերով, այն կմեկնաբանվի որպես բղավոց և խիստ ոչ պրոֆեսիոնալ է:
