Հաստատման էլփոստը թույլ է տալիս մեկ այլ անձի իմանալ, որ դուք հաղորդագրություն կամ հարցում եք ստացել, նույնիսկ եթե դուք ի վիճակի չեք անմիջապես լիարժեք պատասխան տալ: Թեև ձեզ հարկավոր չէ հաստատում ուղարկել ձեր ստացած յուրաքանչյուր անձնական էլ. Փոստի համար, դուք պետք է պատասխանեք մասնագիտական / u200b / u200b կամ գործարար միջավայրում, երբ ձեզ ուղղակիորեն դիմում են: Եթե ձեզ անհրաժեշտ է միայն ասել մյուսին, որ ստացել եք նրա էլ. Եթե անձը պահանջել է ծառայություն կամ պատվիրել է ապրանք, տրամադրեք ավելի շատ տեղեկատվություն այն մասին, թե երբ ակնկալել պատասխան կամ ինչպես լուծել որևէ խնդիր:
Քայլեր
Մեթոդ 1 -ը 2 -ից. Հաստատեք, որ ստացել եք էլ
Քայլ 1. Պատասխանեք, եթե նշված եք «Դեպի» տողում կամ անվանված եք հաղորդագրության մեջ:
Ստուգեք էլփոստի վերևը ՝ տեսնելու համար, թե արդյոք ուղարկողը ձեր էլ. Հասցեն նշել է «Դեպի» տողում: Եթե դուք նշված չեք այնտեղ, սկանավորեք էլփոստի տեքստը ՝ տեսնելու համար, թե արդյոք ձեր անունը հայտնվում է այնտեղ որևէ տեղ: Եթե տեսնում եք ձեր անունը, անպայման ուղարկեք հաստատում, քանի որ ձեզ ուղղակիորեն են դիմել:
Եթե ձեր էլ. Փոստի հասցեն նշված է միայն էլ
Գուշացում
Խուսափեք սպամ հաղորդագրությունների ճանաչումից, քանի որ դրանք կարող են շարունակել ձեզ էլ.
Քայլ 2. Ողջույնի մեջ դիմեք ուղարկողին անունով:
Սկսեք ձեր ողջույնը ձեր էլ. Փոստի վերևում, որպեսզի դիմացինն անմիջապես տեսնի այն բացելիս: Օգտագործեք պաշտոնական ողջույն, օրինակ ՝ «Բարև» կամ «Սիրելի», որին հաջորդում է նրանց անունը: Եթե պատասխանում եք վերադասին կամ մեկին, ում ծանոթ չեք, օգտագործեք նրա վերնագիրը, որին հաջորդում է նրա ազգանունը: Եթե դիմացինին լավ գիտեք, կարող եք օգտագործել նրա անունը:
Օրինակ, որպես ողջույն կարող եք ասել ՝ «Բարև տիկին Դևիս» կամ «Հարգելի onatոնաթան»:
Քայլ 3. Հակիրճ նշեք, որ կարդացել եք էլ
Ձեր ճանաչման համար օգտագործեք միայն մի քանի նախադասություն, որպեսզի այն շատ բառաշատ չթվա: Շնորհակալություն հայտնեք նամակին ուղարկելու համար կամ տեղեկացրեք նրան, որ դուք ստացել եք նրա հաղորդագրությունը: Եթե կան որևէ կոնկրետ մանրամասներ, դրանք նորից շարադրեք ձեր նախադասությունների մեջ `ցույց տալու համար, որ կարդացած եք նրանց հաղորդագրության միջոցով:
- Օրինակ, կարող եք գրել հետևյալը. «Շնորհակալություն հաջորդ շաբաթվա հանդիպման մասին հաղորդագրություն ուղարկելու համար» կամ «Ես ստացել և կարդացել եմ ձեր էլ. Փոստով ՝ մեր նոր պոտենցիալ հաճախորդի վերաբերյալ»:
- Եթե ժամանակ չունեիք նամակները կարդալու համար, կարող եք ասել հետևյալը. «Շնորհակալ եմ, որ օգնեցիր ինձ: Ես ստացել եմ ձեր հաղորդագրությունը և, հնարավորության դեպքում, կկարդամ այն »:
Քայլ 4. Պատասխանելու համար գնահատեք մոտավոր ժամանակը, եթե նամակում կա հարց կամ հարց:
Եթե ժամանակ ունեք լիովին անմիջապես արձագանքելու համար, արեք դա հնարավորինս շուտ, որպեսզի օգնեք ցույց տալ, որ վստահելի և հուսալի եք: Հակառակ դեպքում, տրամադրեք այնպիսի ժամկետ, երբ դիմացինը կարող է ձեզանից այլ հաղորդագրություն ակնկալել, որպեսզի չկարծի, որ դուք անտեսում եք նրան: Carefulգույշ եղեք, որպեսզի ավելորդ խոստումներ չտաք, թե որքան շուտ կարող եք պատասխանել, եթե կարծում եք, որ դա կարող է ավելի երկար տևել:
- Օրինակ, կարող եք ասել. «Ես կկարողանամ ձեզ տրամադրել այդ տեղեկատվությունը 2 օրվա ընթացքում», կամ, «այսօր նորից կանդրադառնամ ՝ հարցը հետագա քննարկելու համար»:
- Եթե չգիտեք, թե որքան ժամանակ կպահանջվի արձագանքելու համար, օգտագործեք «Ես հնարավորինս շուտ կվերադառնամ ձեզ ցանկացած հարցով կամ մեկնաբանությամբ»:
- Եթե չկա որևէ հարցում կամ խնդիր, որին պետք է անդրադառնաք էլ.
Քայլ 5. Ավարտեք նամակը փակմամբ և ձեր անունով ՝ նախքան այն ուղարկելը:
Օգտագործեք պաշտոնական փակումը ձեր էլ. Փակելուց հետո գրեք ձեր անունը `ձեր հաղորդագրությունը ամփոփելու համար: Համոզվեք, որ ամեն ինչ ճիշտ է գրված, նախքան Ուղարկել կոճակը սեղմելը:
- Օրինակ, կարող եք գրել ՝ «Լավագույն, Բեթ» կամ «Կրկին շնորհակալություն, Թրևիս»:
- Ձեր անունից հետո կարող եք նաև տրամադրել հեռախոսահամար կամ էլ.
Քայլ 6. Հետևեք ամբողջական պատասխանի էլ. Փոստին որքան հնարավոր է շուտ:
Եթե սկզբնական էլ. Նամակը խնդրանք կամ հարց ուներ, ժամանակ տրամադրեք, երբ կարողանաք, գրել ամբողջական պատասխանը: Ուղերձում եղած բոլոր մտահոգություններին կամ հարցերին ամբողջությամբ անդրադարձեք ՝ ցույց տալու համար, որ ժամանակ եք հատկացրել ՝ հաշվի առնելու նրանց հաղորդագրությունը: Պահպանեք քաղաքավարի և դրական երանգ ամբողջ հաղորդագրության ընթացքում ՝ նրանց հետ լավ ռեպերտուար պահելու համար:
Եթե ձեզ ավելի շատ ժամանակ է հարկավոր, օրինակ ՝ եթե դուք սպասում եք զեկույցի կամ փաստաթղթի, փորձեք ուղարկել լրացուցիչ նամակ ՝ թարմացումներով և նոր ժամկետներով, որպեսզի դիմացինը չմտածի, որ մոռացել եք դրանք:
Մեթոդ 2 -ից 2 -ը. Արձագանքել գործարար ծառայություններին և պատվերներին
Քայլ 1. Էլ.փոստի վերևում նշեք այն անձի անունը, ում հետ կապ եք հաստատում:
Սկսեք պաշտոնական ողջույնից, օրինակ ՝ «Բարև» կամ «Սիրելի», ձեր հաղորդագրության մեջ պրոֆեսիոնալ երանգ պահելու համար: Եթե դուք լավ չեք ճանաչում տվյալ անձին, օգտագործեք նրա անվանումը, որին հաջորդում է նրա ազգանունը `պաշտոնական մնալու համար: Եթե դուք ավելի ծանոթ եք անձի հետ կամ նա տալիս է իր անունը, փոխարենը կարող եք դրանով դիմել:
Օրինակ, որպես ողջույն կարող եք գրել «Սիրելի պարոն Քրիստենսան» կամ «Բարև Դանա»:
Քայլ 2. Շնորհակալություն հայտնեք անձին և նշեք նրա խնդրած ապրանքը կամ ծառայությունը:
Արտահայտեք անկեղծ երախտագիտություն ձեր էլ. Նույն նախադասության մեջ վերաշարադրեք այն ապրանքը, որը պատվիրել է անձը կամ ինչ հարցեր կամ մտահոգություններ են նրանք նշել նախորդ նամակագրության մեջ: Այդ կերպ մարդը կճանաչի, որ ժամանակ եք հատկացրել ՝ կարդալու կամ մշակելու համար նրա նախորդ հաղորդագրությունները:
Օրինակ, կարող եք ասել. «Շնորհակալություն մեր տուփից երկու տուփ շոկոլադ պատվիրելու համար», կամ «Մենք գնահատում ենք, որ դուք դիմում եք այն աշխատանքի բացման համար, որի համար դիմել եք»:
Քայլ 3. Անձին տվեք ժամկետ, երբ ակնկալում է պատասխան կամ առաքում:
Հաջորդ նախադասության մեջ նշեք, թե որքա՞ն ժամանակ կպահանջվի, որ դիմացինը լսի ձեզանից, որպեսզի չզգա, որ դուք մոռացել եք նրանց մասին: Համոզվեք, որ ձեր տրամադրած ժամկետը ճշգրիտ և ազնիվ է, հակառակ դեպքում նրանք կարող են վրդովվել, եթե ձեզանից պատասխան չստանան:
Օրինակ, կարող եք ասել. «Դուք կարող եք ակնկալել ձեր փաթեթը 3 աշխատանքային օրվա ընթացքում» կամ «Խնդրում ենք թույլ տալ, որ մենք պատասխանենք 1-2 աշխատանքային օրվա ընթացքում»:
Տարբերակ
Եթե չգիտեք, թե որքան ժամանակ կպահանջվի արձագանքելու համար, ասեք հետևյալը. «Մենք հնարավորինս շուտ կդիմենք ձեզ ՝ ձեր մտահոգությունները լուծելու համար»:
Քայլ 4. Տվեք առաջարկություններ, եթե կան հարցեր, որոնք չեք կարող լուծել էլ
Եթե դուք չեք կարող ուղղակիորեն լուծել նրանց խնդիրը, փորձեք առաջարկել այլ տարբերակներ, որոնք կարող են ավելի օգտակար լինել: Պահպանեք քաղաքավարի և ըմբռնող հնչերանգ ամբողջ հաղորդագրության ընթացքում, որպեսզի այն բացասական չհնչի կամ անկեղծ չթվա: Փորձեք հնարավորինս շատ մանրամասներ հաղորդել անձին, որպեսզի նա կարողանա հաջորդ քայլերը կատարել իր խնդիրները լուծելու համար:
Օրինակ, կարող եք ասել. «Sorryավում եմ, որ լսում եմ, որ ձեր ընթացիկ հաշվին գումար փոխանցելու հետ կապված խնդիր կա: Փորձեք ուսումնասիրել մեր ՀՏՀ -ն ՝ տեսնելու, թե արդյոք ձեր խնդիրը լուծված է: Հակառակ դեպքում, գուցե անհրաժեշտ լինի այցելել ձեր բանկ և խոսել ձեր հաշվի կառավարչի հետ ՝ ձեր գործարքները հաստատելու համար »:
Քայլ 5. Էլփոստի ներքևում թողեք կոնտակտային տվյալները:
Ավարտեք ձեր էլփոստը պաշտոնական փակմամբ, օրինակ ՝ «Լավագույն» կամ «Կրկին շնորհակալություն», այնպես որ հաղորդագրությունը կավարտեք լավ նշումով: Փակվելուց հետո անպայման նշեք ձեր անունը: Եթե ցանկանում եք դիմացինին տալ ձեզ հետ կապվելու տարբերակներ, կարող եք նաև ձեր անունից թողնել հեռախոսահամար, այլընտրանքային էլփոստի հասցե կամ կայք: