Եթե ձեր IBM Notes էլ. Փոստի տարածքը սպառվում է, բայց պատրաստ չեք ջնջել նամակները, մտածեք դրանք արխիվացնելու մասին: Էլփոստի արխիվացում նշանակում է պատճենել հաղորդագրությունները ձեր համակարգչի այլ վայրում: Իմացեք, թե ինչպես արխիվացնել IBM գրառումները ՝ ձեր հաշվի ազատ տարածության համար ՝ պահպանելով բնօրինակ նամակները: Այն նաև օգնում է ձեր համակարգչին և ծրագրակազմին աշխատել լավագույն կատարմամբ:
Քայլեր
Քայլ 1. Սահմանափակեք ձեր փոստի ֆայլի չափը:
Պահեք ձեր փոստի ֆայլի չափը 500 ՄԲ -ից պակաս: (Որոշ կազմակերպություններ կարող են պահանջել ավելի խիստ սահմանափակում, օրինակ ՝ 200 ՄԲ):
- Ստուգեք ձեր տվյալների չափը ՝ անցնելով Ֆայլ, Տվյալների բազա, Հատկություններ: Լոտոս 8 -ում գնացեք Ֆայլ, ationsրագրեր, Հատկություններ:
- Կտտացրեք «i» ներդիրին: «Սկավառակի տարածությունից» հետո այն թիվն է, թե որքան տվյալներ ունեք այս պահին IBM Notes- ի վերաբերյալ:
Քայլ 2. Իմացեք ձեր կազմակերպության կանխորոշված կարգավորումները:
Եթե դուք օգտագործում եք IBM նշումներ դպրոցի կամ աշխատանքի համար, ապա արդեն կարող են արխիվի կարգավորումներ լինել: Սա օգնում է կազմակերպություններին վերահսկել մեկ օգտագործողի համար նամակների քանակը, ինչպես նաև կազմակերպության ներսում համակարգիչների ընդհանուր աշխատանքը: Եթե արխիվի պարամետրերն արդեն հաստատված են, խոսեք ձեր տեխնիկական համակարգերի աշխատակիցների հետ `տեսնելու, թե արդյոք դրանք կարող են փոփոխվել:
Քայլ 3. Որոշեք ձեր ցանկալի արխիվի կարգավորումները:
Դուք կարող եք արխիվացնել IBM Notes- ի բոլոր նամակները կամ ընտրել կոնկրետները: Դուք նաև պետք է որոշեք, թե որքան հաճախ եք ցանկանում, որ IBM նշումները արխիվացվեն:
- Բացեք համապատասխան ծրագիրը (Փոստ):
- Գնացեք Գործողություններ, Արխիվ, Կարգավորումներ:
- Գնացեք «Չափանիշներ» ներդիրին և համոզվեք, որ ընտրված է «Լռելյայն վերջին փոփոխությունների համար»:
- Կտտացրեք «լավ» ՝ փոփոխությունները պահպանելու համար:
- Համոզվեք, որ Չափանիշները միացված են:
Քայլ 4. Պլանավորեք ավտոմատ արխիվներ:
Ավտոմատ արխիվների պլանավորումը երաշխավորում է, որ դուք արխիվացնում եք կանոնավոր և հետևողական: Այն նաև խնայում է ձեր ժամանակը:
- Բացեք համապատասխան ծրագիրը (Փոստ):
- Գնացեք Գործողություններ, Արխիվ, Կարգավորումներ:
- Գնացեք «heամանակացույց» ներդիրին: Համոզվեք, որ ընտրված է «archամանակացույցի արխիվացում»:
- Ընտրեք համապատասխան ժամը և օրը, երբ ցանկանում եք, որ ձեր համակարգիչը արխիվացնի ձեր ֆայլերը:
Քայլ 5. Ձեռքով արխիվացրեք IBM գրառումները:
Նույնիսկ եթե պլանավորում եք ավտոմատ արխիվացում, ցանկացած պահի կարող եք արխիվացնել ձեռքով:
- Բացեք համապատասխան ծրագիրը (Փոստ):
- Բացեք փոստը կամ թղթապանակը, որը ցանկանում եք արխիվացնել:
- Գնացեք Գործողություններ, Արխիվ, Արխիվացրեք հիմա:
- Կտտացրեք Այո ՝ արխիվացնելու համար ՝ ըստ ձեր կանխորոշված կարգավորումների:
Քայլ 6. Արխիվացրեք քաշել և թողնել մեթոդը:
Սա պարզապես IBM նշումների ձեռքով արխիվացման ևս մեկ միջոց է:
- Բացեք համապատասխան ծրագիրը (Փոստ):
- Բացեք փոստը կամ թղթապանակը, որը ցանկանում եք արխիվացնել:
- Ընտրեք համապատասխան հաղորդագրություն (ներ):
- Քաշեք հաղորդագրությունը (ներ) ը ձեր նավարկության պատուհանի պահանջվող արխիվին:
Քայլ 7. Դիտեք արխիվացված հաղորդագրությունները:
Չնայած որ դուք էլփոստ եք արխիվացրել, միևնույն է, ժամանակ առ ժամանակ ձեզ հարկավոր է մուտք գործել: Ձեր արխիվային ֆայլը նմանակելու է IBM Notes հաշվի ձեր ստեղծած պանակները: Ամեն ինչ կմնա կազմակերպված այնպես, ինչպես դու էիր նախագծել:
- Բացեք համապատասխան ծրագիրը (Փոստ):
- Կտտացրեք Արխիվը ձեր նավիգացիայի պատուհանում:
- Ընտրեք համապատասխան արխիվը (այսինքն ՝ Default for Last Modified):
Խորհուրդներ
- Կրկնօրինակեք կարևոր էլ. Եթե IBM Notes- ում ունեք կարևոր նամակներ, անպայման պատճենեք դրանք այլ վայրում, օրինակ ՝ CD կամ DVD: Սա ձեզ լրացուցիչ պատճեն է տրամադրում, եթե ինչ -որ բան պատահի սերվերի կամ ձեր անձնական համակարգչում պահվող պատճենի հետ:
- Oldնջեք հին և ավելորդ հաղորդագրությունները, հատկապես, եթե դրանք պարունակում են կցորդներ: Սա նաև կօգնի նվազեցնել ձեր տվյալների չափը և կօգնի ձեր համակարգչի աշխատանքին:
