Ձեր էլփոստի մուտքի արկղը բացելը կարող է նման լինել Պանդորայի տուփի ՝ անհամապատասխան քերականության, վատ ուղղագրության և անճաշակ ճաշակի: Մտածեք, թե ինչ տպավորություններ են թողնում ձեր էլ. միշտ էլ ճիշտ ժամանակն է `էլփոստը փաթեթից առանձնացնելու համար: Հետևեք այս քայլերին և բարելավեք ձեր էլ. Փոստի վարվելակարգը:
Քայլեր
Քայլ 1. Պահեք ձեր էլփոստը հակիրճ, խոսակցական և կենտրոնացած:
Համակարգչի էկրանին տառեր կարդալը ավելի դժվար է, քան թղթի վրա, այնպես որ նամակները կարճ և ճշգրիտ պահեք: Թեև իդեալական էլփոստի երկարություն չկա, նախադասությունները կարճ պահեք ՝ մոտ 8-12 բառ և պարբերություն թողեք պարբերությունների միջև:
Աշխատանքային նամակագրության մեջ անմիջապես անցեք այն բանի, որ «Ես հույս ունեմ, որ դուք…» «Կարծում եմ, որ մենք պետք է…»: և այլն անմիջապես առջևում ՝ գործը դարձնելով հետևյալ տողերում: Շատերը կարդում են միայն առաջին մի քանի տողերը ՝ նախքան որոշելու պատասխանել կամ հետագայում խնայել: Այդ տողը պետք է բավականաչափ «միս» տա, որպեսզի թույլ տա տեղեկացված որոշում: Անձնական նամակների համար հաճախ հաճելի գաղափար է բացվել կարճ անձնական գրառմամբ, նախքան ձեր էլ
Քայլ 2. Խուսափեք շքեղ ձևավորումներից:
Տառատեսակների և գույների փոփոխությունը, փամփուշտների ցուցակների տեղադրումը կամ HTML- ի օգտագործումը կարող են էլ. Մի բարդացրու.
Քայլ 3. Սահմանափակեք հավելվածները:
Մի ավելացրեք կցորդ, եթե դա իսկապես անհրաժեշտ չէ: Հավելվածները հնարավորինս փոքր պահեք: Էլփոստի ծրագրերի մեծամասնությունը կարող է ուղարկել և ստանալ առդիրներ մինչև 1 ՄԲ, բայց այն, ինչը կարող է անհանգստություն պատճառել ձեզ կամ ստացողի համար, և նույնիսկ ավելի փոքր ֆայլերը կարող են երկար ժամանակ բացվել, եթե ստացողի էլ. Փոստի կապը դանդաղ է: Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է ավելի մեծ ֆայլ ուղարկել, սեղմեք կամ սեղմեք այն կամ օգտագործեք առցանց ծառայություններ, որոնք կօգնեն ձեզ ուղարկել այնպիսի մեծ ֆայլեր, ինչպիսիք են YouSendIt.com- ը: Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է ուղարկել բազմաթիվ էջեր, ինչպիսիք են հանդիպման պլանները կամ տեքստի մեծ ուղղումները, ապա նամակ ուղարկեք ֆաքս կամ էջերի մուտքագրված փաթեթ:
- Մի սեղմեք էլփոստի հավելվածները, եթե դա անհրաժեշտ չէ: Եթե հավելվածը չափազանց մեծ չէ այլ կերպ ուղարկելու համար, դուք ռիսկի եք դիմում վատնել ձեր հասցեատիրոջ ժամանակը և, հնարավոր է, խանգարել նրանց մուտք գործել ձեր հավելվածներին: Շատ բջջային սարքեր չեն կարողանում անջատել zip ֆայլերը: Բացի այդ, դա ավելորդ է, քանի որ.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word և Powerpoint) շատ սովորական ֆայլեր արդեն սեղմված ձևաչափով են:
- Նկատի ունեցեք, որ շատ մարդիկ կամ ձեռնարկությունները չեն բացում կցորդներ իրենց անծանոթ անձի կողմից, և որոշ էլփոստի հաշիվներ ստեղծվում են ՝ սպամ թղթապանակին կցորդներով նամակներ ինքնաբերաբար ուղարկելու համար, այնպես որ, եթե աշխատանքի եք դիմում, օրինակ, համոզվեք, որ հետևում եք ստացողի հրահանգներին ՝ կապված հավելվածների հետ: Եթե հրահանգներ չեն տրվում, ուղարկեք մեկ այլ նամակ ՝ հասցեատիրոջը տեղեկացնելու համար, որ դուք կուղարկեք նամակ ՝ կցորդով:
Քայլ 4. Ուղարկելուց առաջ մտածեք:
Sendգացմունքային վիճակում մի ուղարկեք էլ. Ազատորեն գրեք նամակի թեման և տեքստը, այնուհետև պահեք այն: Ավելացրեք միայն հասցեատերերին և ուղարկեք դրանք այն բանից հետո, երբ ժամանակ կունենաք մտածելու, թե ինչ եք ուղարկում. դուք կարող եք փոխել ձեր կարծիքը և ավելի լավ լինել դրա համար:
Էլ. Փոստը նաև գործիք է դարձել մարդկանց հարցնելու կամ ասելու այնպիսի բաներ, որոնք դուք սովորաբար երբեք դեմ առ դեմ չէիք ասի (երբևէ մտածե՞լ եք, թե ինչու եք բնազդաբար այլ մարդ դառնում): Եթե ինչ -որ մեկին ուղարկում եք որևէ բան, վերընթերցեք այն և հարցրեք ինքներդ ձեզ, թե արդյոք դա կասե՞ք նրանց, եթե նրանք ձեր կողքին լինեն, կամ դեմ առ դեմ: Եթե այն շոշափելի թեմայով է, երկու անգամ կարդացեք:
Քայլ 5. carefulգույշ եղեք ՝ օգտագործելով հապավումներ և զմայլիկներ:
Սա կարող է ընդունելի լինել ոչ պաշտոնական էլեկտրոնային փոստով, օրինակ ՝ ընկերոջ հետ: Այնուամենայնիվ, պաշտոնական նամակում դուք ստիպված չեք լինի որևէ մեկին ասել, որ «բարձրաձայն ծիծաղում եք», մարդիկ կարող են դա համարել անտեղի, և կարող են զգալ, որ դուք անլուրջ եք:
Որոշ հապավումներ, օրինակ ՝ «BTW» «Ի դեպ» բառի համար, սովորաբար օգտագործվում են նամակների մեջ և ընդհանրապես ընդունելի են, բացառությամբ պաշտոնական, մասնագիտական էլ
Մեթոդ 1-ից 3-ը ՝ Նոր էլ
Քայլ 1. Useիշտ օգտագործեք ստացողի դաշտերը:
Ակնկալվում է, որ «դեպի» դաշտի հասցեատերերը միջոցներ կձեռնարկեն, իսկ «ՍԴ» -ում գտնվողները `գործընկերներին կամ ղեկավարներին տեղեկացված պահելու համար:
- Toգույշ եղեք «Դեպի» դաշտում մեկից ավելի անձանցից ԱԿIONԻԱ պահանջելու հարցում: Սա կարող է հանգեցնել միևնույն առաջադրանքի բազմակի ջանքերի կամ առանց ջանքերի, քանի որ ենթադրվում է, որ մեկ ուրիշը զբաղվում է հարցմամբ:
- Եթե էլ.
- Եթե ցանկանում եք ինչ -որ մեկին հեռացնել թեմայից (օրինակ, եթե նա ձեզ ծանոթացրել է մեկ ուրիշի հետ, և այժմ դուք և այդ անձը մշակում եք որոշ մանրամասներ, և դուք չեք ցանկանում ճեղքել ներածողի մուտքի արկղը), շարժվեք անձի հասցեն «դեպի» կամ CC դաշտից մինչև BCC դաշտ:
Քայլ 2. Առարկայի տողը օգտակար դարձրեք:
Լավ թեմայի տողը տրամադրում է էլփոստի բովանդակության օգտակար ամփոփում ՝ արագ պատրաստելով ընթերցողին: Էլփոստի մուտքի արկղերը հաճախ ճահճանում են, ուստի լավ թեմայի տողն օգնում է ստացողին որոշել ձեր էլ. Այն նաև օգնում է կանխել ձեր էլ.փոստի ջնջումը մինչև այն դեռ կարդալը: Քանի որ թեման առաջինն է, ինչ տեսնում է ձեր հասցեատերը, պահեք այն առանց սխալների, հակիրճ և խուսափեք այնպիսի ընդհանուր տողերից, ինչպիսիք են «Բարև», «Ինչ է կատարվում» կամ ստացողի անունը (վերջինս կարող է արգելափակվել սպամի դեմ զտիչներով):
Խուսափեք ստացողի համար ձեր հաղորդագրությունների առաջնահերթությունից: Ազատվեք յուրաքանչյուր էլփոստի «Շտապ» նշելու սովորությունից: կամ «Բարձր առաջնահերթություն», կամ ձեր էլ. Աշխատանքային համատեքստ: Եղեք բավականաչափ բարեհամբույր ՝ ստացողին վարկ տալու համար, որ ինքն է աշխատել, թե ինչպես առաջնահերթություն տալ ձեր հաղորդագրությանը:
Մեթոդ 2 3-ից. Պատասխանել էլ
Քայլ 1. carefulգույշ եղեք, թե ում եք պատճենում պատասխանների վրա:
Եթե դուք պատասխանում եք հաղորդագրությանը, այնուհետև CC- ին ՝ երրորդ կողմին, որը սկզբնական ուղարկողը չի ներառել, ձեր մտքում վստահ եղեք, որ սկզբնական ուղարկողը դրանից չի նեղվի: Այս տեղեկատվությունը կարող է լինել «միայն ձեր աչքերի համար»: Սա հատկապես կարևոր է, եթե բնօրինակ ուղարկողը ձեր աշխատանքի ղեկավարն է: Cգույշ եղեք BCC- ի օգտագործման վերաբերյալ. Սա կարող է հակադարձել, եթե անձը, ով BCC է.
Քայլ 2. Որոշեք, թե ում պետք է պատասխանեք:
Ձեզ ուղարկված նամակները, ընդհանուր առմամբ, պահանջում են պատասխանել միայն ուղարկողին, սակայն մի քանի հոգու ուղարկված էլ. Նամակների դեպքում կարող է անհրաժեշտ լինել ընտրել «Պատասխան բոլորին» տարբերակը ՝ ձեր պատասխանը բոլորին ուղարկելու համար: Եղեք դատող; անընդհատ օգտագործելով «Պատասխանել բոլորին» ՝ առատություն է ստեղծում եկամուտներ և շատ մարդկանց արկղերում տխուր հաղորդագրություններ են թողնում: Հաշվի առեք էլ. Նամակ ստանալու հետևանքները, բոլորը պատասխանելուն հարվածելը և այն հասնում է քսան հոգու, իսկ հետո այդ քսան հոգին պատասխանում են բոլորին. այն կարող է շատ արագ միանալ հարյուր հազարավոր էլ.
Քայլ 3. Մտածեք երկու անգամ ՝ նախքան շնորհակալություն հայտնելը պատասխանելը:
Ոմանք չեն ցանկանում նամակ, որի վրա գրված է «Շնորհակալություն»: Սա լրացուցիչ ժամանակ է պահանջում էլ. Որոշ մարդիկ ներառում են մի տող, որն ասում է «NTN» - «Ոչ մի շնորհակալություն պետք չէ»:
Քայլ 4. Ամփոփեք երկար քննարկումները:
Քննարկումը հասկանալու համար պատասխանների էջերը ոլորելը նյարդայնացնում է: Հաղորդագրության տողը շարունակելու փոխարեն մեկ րոպե տրամադրեք այն ամփոփելու ձեր ընթերցողի (ընթերցողների) համար:
Քայլ 5. Համոզվեք, որ ներառեք տեղեկություններ, որոնց դուք պատասխանում եք:
Շատ մարդիկ և ընկերություններ ամեն օր գրում և պատասխանում են հարյուրավոր էլ. Խուսափեք անորոշ նամակ ուղարկելուց, որը միայն «Այո» է ասում: Ներառեք այն հարցը, որը ստացողը տվել է, որպեսզի իմանա, թե ինչին եք պատասխանում: Խուսափեք ստացողի կողմից պատմության մեջ մեկից ավելի հաղորդագրություններից ներքև ոլորել:
Քայլ 6. Շտապ պատասխանեք:
Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է ինչ -որ հետազոտություն կատարել կամ որոշակի մտածել նախքան էլ. Փոստին պատասխանելը, կամ եթե դուք չափազանց զբաղված եք ՝ ամբողջական պատասխանը անհապաղ գրելու համար, ուղարկեք կարճ պատասխան ՝ ուղարկողին տեղեկացնելով, որ ստացել եք էլ..
Քայլ 7. Եղեք նախաձեռնող:
Էլ.փոստին պատասխանելիս կարող եք բոլորին որոշ ժամանակ խնայել ՝ կանխատեսելով որևէ հարց կամ մտահոգություն, որը կարող է առաջացնել ձեր պատասխանը: Նշեք դրանք ձեր պատասխանի մեջ, նախքան որևէ մեկը ստիպված կլինի նոր նամակ ուղարկել ՝ դրանց մասին հարցնելու համար:
Մեթոդ 3 -ից 3 -ը. Որոշ հիմնական չարժեր
Քայլ 1. Մի փոխանցեք անձնական նամակները:
Օրինակ, խուսափեք գաղտնիք պարունակող էլ. Դա անելը կարող է պատճառ դառնալ, որ ստացողը կորցնի ձեր նկատմամբ վստահությունը, և հնարավոր է, որ ձեր հարաբերությունները խաթարվեն: Դուք, անշուշտ, չեք ցանկանում, որ դա տեղի ունենա:
Քայլ 2. Մի խոսակցություններ մի տարածեք մարդկանց մասին:
Եթե դուք նման գայթակղություն եք զգում, ինքներդ ձեզ դրեք դիմացինի տեղը և մտածեք, թե ինչ կզգայիք, եթե այդ մարդը ձեր մասին լուրեր տարածեր: Օրինակ, եթե ձեր ընկերը ստոր ու մեծամեծի համբավ ունի, մտածեք, թե ինչ կզգայիք, եթե ձեր ընկերը ձեր մյուս հնարքների մասին պատմեր ձեր մյուս ընկերներին: Դուք շատ երջանիկ չէիք լինի, այնպես չէ՞:
Քայլ 3. Խուսափեք մարդկանց մասնավոր բիզնեսը քննարկելուց:
Օրինակ, խուսափեք ձեր ընկերոջը տեղյակ պահել, որ իր ընկերը բաժանվել է նախկին ընկերոջից: Էլեկտրոնային փոստը լիովին մասնավոր չէ, ուստի հնարավոր է, որ այն անձը, ում բիզնեսը քննարկում եք, տեսնի էլ.
Քայլ 4. Խուսափեք բոցավառվելուց:
Կրակները հիմնականում վիրավորանքներ են, որոնք ուղարկվում են առցանց ՝ ձեզ վիրավորելու համար, ուստի կարևոր է բոցեր չուղարկել այլ մարդկանց կամ չսկսել կրակի պատերազմներ: Սա կարող է խելագարել դիմացինին, և դուք նույնպես կարող եք կասեցնել ձեր հաշիվը դրա համար:
Քայլ 5. Խուսափեք ուրիշների անձնական տվյալների առանց թույլտվության տարածումից:
Սա կարող է լինել ամեն ինչ ՝ մարդու տարիքից մինչև այն դպրոցի անունը, որտեղ նա հաճախում է: Ինքներդ ձեզ դրեք դիմացինի տեղը. Ինչպե՞ս կզգայիք, եթե ինչ -որ մեկը ձեր ընկերոջը տան ձեր տան հասցեն: Դուք շատ երջանիկ չեք լինի, այնպես որ համոզվեք, որ թույլտվություն ձեռք բերեք ՝ նախքան որևէ մեկի անձնական տվյալները ուրիշներին էլեկտրոնային փոստով կիսելը, կամ ընդհանրապես մի արեք դա:
Քայլ 6. sendայրացած ժամանակ նամակ մի ուղարկեք:
Դա ցույց կտա, որ դուք զայրացած եք, և դուք կարող եք վշտացնել անձին: Օրինակ, եթե դուք բարկացած եք աշխատավայրում ինչ -որ մեկի վրա, և այդ անձին նամակ եք ուղարկում, որը մեծ գովազդ է անում, դա կարող է գրգռել այն մարդուն, ում ուղարկեցիք: Սա նույնն է, ինչ նամակներին պատասխանելը. եթե բարկացած եք ինչ -որ մեկի վրա ՝ ձեզ որոշակի հաղորդագրություն ուղարկելու համար, մի պահեք պատասխանելուց մինչև չհանգստանաք:
Նմուշ էլ
Կոնֆերանսի զանգի հիշեցման էլփոստի օրինակ
Աջակցեք wikiHow և բացել բոլոր նմուշները.
Նմուշ էլ
Աջակցեք wikiHow և բացել բոլոր նմուշները.
Նմուշ էլփոստի պրոֆեսոր հարցի վերաբերյալ
Աջակցեք wikiHow և բացել բոլոր նմուշները.
Տեսանյութ - Այս ծառայությունից օգտվելով ՝ որոշ տեղեկություններ կարող են կիսվել YouTube- ի հետ:
Խորհուրդներ
- Ստանդարտ տառատեսակները հեշտացնում են ընթերցումը: Օրինակ ՝ Arial, Cambria and Narrow: Պահպանեք տառատեսակի չափը նորմալ, ընդհանրապես ոչ ավելի, քան 15 -ը: Եթե ձեզ անհրաժեշտ է հատուկ կամ շեշտակի ուշադրություն գրավել, օգտագործեք համարձակ կամ շեղ տառատեսակներ: Սա անսահման ավելի լավ է, քան գոռալ բոլոր մայրաքաղաքներով:
- Եթե ձեզ բոց են ուղարկում, անհապաղ ջնջեք այն, որպեսզի խուսափեք բոցային պատերազմ սկսելուց:
- Հիշեք, որ ձեր տոնը չի լսվում էլ. Երբևէ փորձե՞լ եք էլեկտրոնային փոստով հեգնել, և ստացողը դա սխալ է ընդունել: Էլեկտրոնային փոստի հաղորդագրությունները չեն փոխանցում բանավոր հաղորդակցության նրբությունները: Որոշ մարդիկ փորձում են եզրակացնել ձայնի տոնայնությունը, բայց օգտագործում են սմայլիկներ, սակայն դրանք օգտագործում են խնայողաբար, որպեսզի ոչ պրոֆեսիոնալ չերևաք:
Բացի այդ, մի՛ ենթադրեք, որ ժպիտով զմայլիկ օգտագործելը կհեշտացնի դժվարին հաղորդագրությունը:
- Խուսափեք էլ. Փոստի օգտագործումից ՝ որպես անձնական շփումից խուսափելու միջոց: «Մենք ձեզ էլ -նամակ կուղարկենք» հաճախ կարող է որևէ մեկի համար ամենախայտառակ նախադասությունը լինել: Էլեկտրոնային փոստը չպետք է խուսափի դեմ առ դեմ շփման կամ նույնիսկ հեռախոսազրույցների գաղափարից: Նաև ձեռնպահ մնացեք էլ.
- Ավարտեք ձեր էլ. «Լավագույն մաղթանքներ», «Հաջողություն» կամ «Կանխավ շնորհակալություն ձեր օգնության համար» արտահայտությունը փակելը կարող է մեղմացնել նույնիսկ կոշտ էլփոստը և կարող է առաջացնել ավելի բարենպաստ պատասխան:
- Careգույշ եղեք անդորրագրեր փնտրելու հարցում: Թեև կան որոշ դեպքեր, երբ ստացականը կարող է անհրաժեշտ լինել գրառումների պահպանման կամ ստացման ապացույցների համար, հաճախ դա պարզապես նյարդայնացնում է և ստիպում ընթերցողին կատարել լրացուցիչ գործողություններ ձեր էլ. Եթե ինչ -որ բան իսկապես հրատապ է, կամ իսկապես պետք է համոզվեք, որ ստացողը ձեր հաղորդագրությունն ունի, վերցրեք հեռախոսը և փոխարենը օգտագործեք այն:
- Եթե ձեզ ինչ -որ բան է ուղարկում, որն անհարմարություն է պատճառում, օրինակ ՝ փոխանցվող լուրը, ջնջեք այն: Դուք չպետք է ցանկանաք լինել այս ամենի մի մասը:
Գուշացումներ
- Խուսափեք կիբերհալածանքներից: Այն անօրինական է, և դա կարող է մեծապես ազդել այլ մարդկանց, հատկապես դեռահասների վրա (օրինակ, դա կարող է ինքնասպանության պատճառ դառնալ):
- Մի օգտագործեք բոլոր գլխարկները: Սա ավելորդ պրակտիկա է և կարող է նյարդայնացնել ձեր հասցեատիրոջը ՝ դրա դիմաց ստանալով բոցի նամակ: Բոլոր մայրաքաղաքները համարվում են «բղավելու» համարժեք:
- Refերծ մնացեք շղթայական փոստի փոխանցումից: Շատ քիչ մարդիկ կլինեին, ովքեր հաճույք կստանային անընդհատ ավելորդ հաղորդագրություններ ստանալուց: Այս տեսակի էլեկտրոնային փոստերը տխրահռչակ են եղել վտանգավոր և վնասակար վիրուսները խափանելու համար, որոնք կարող են փոխանցվել համակարգիչներից և դուրս են գալիս համակարգիչներից: Նպատակ դրեք փոխանցել միայն այն հաղորդագրությունները, որոնք դուք ստացել եք անմիջականորեն շփվող հասցեատերերից:
- Մի օգտագործեք ձեր աշխատանքային ստորագրությունը անձնական նամակների համար. Դա ձեզ կդարձնի անբարյացակամ:
