Երբ խոսքը վերաբերում է հաճախորդներին սպասարկող էլ. Ինչպե՞ս եք պատրաստում այս տառերը էլփոստի տեսքով, քանի որ դրանք նախկինում արվում էին թղթի վրա: Ի՞նչ պայմանագրեր կամ արձանագրություններ են կիրառվում հաճախորդների սպասարկման հարցման դեպքում: Թեև դա տարբերվում է ըստ արդյունաբերության, տարածաշրջանի և մշակույթի, կան մի քանի ընդհանուր ուղեցույցներ ՝ ձեր հաճախորդների սպասարկման նամակների արդյունավետ լինելու համար:
Քայլեր
Նմուշ էլ
Հաճախորդի երախտագիտության նամակի օրինակ
Աջակցեք wikiHow և բացել բոլոր նմուշները.
Մաս 1 -ից 3 -ը ՝ Կայքի վերանայում
Քայլ 1. Փնտրեք պատասխան:
Նախքան որևէ ընկերության հաճախորդների սպասարկման բաժին նամակ գրելը, դուք պետք է համոզվեք, որ ձեր հարցի պատասխանը արդեն չկա նրանց կայքում: Շատ ընկերություններ իրենց վեբ կայքի տարբեր էջերում ունեն ընդհանուր հարցերի պատասխաններ, սովորաբար ՀՏՀ և աջակցության էջեր:
Սովորաբար դուք կարող եք մուտք գործել ընկերության վեբ կայքի այս բաժիններին ՝ ոլորելով մինչև էջի ներքևը և կտտացնելով «Կապ մեզ հետ» կամ «Օգնություն» կամ «Հաճախորդների սպասարկում» գրությամբ հղմանը:
Քայլ 2. Գտեք հաճախորդների աջակցության էջը:
Եթե հաճախորդների սպասարկման համար հղում չեք տեսնում նրանց վեբ կայքի ներքևում, գուցե կարողանաք օգտագործել որոնման դաշտը: Հաճախ կա կամ դաշտ, որը կարող եք մուտքագրել, կամ ընկերության գլխավոր էջի վերին աջ անկյունում խոշորացույցի պատկերակ: Մուտքագրեք «հաճախորդների սպասարկում» կամ «կոնտակտ» որոնման տերմիններ և սեղմեք enter:
-
Հաճախ «Կապ մեզ» էջը այն վայրն է, որտեղ ընկերությունները հաճախորդների համար էլփոստի դաշտ կտրամադրեն `իրենց մեկնաբանությունները կամ բողոքները ներկայացնելու համար:
Ստուգեք այս էջը ՝ համոզվելու համար, որ ձեզ պատճեն է ուղարկվելու էլ. եթե ոչ, որոնեք կայքում էլ.փոստի հասցե, որը կարող եք օգտագործել ձեր անձնական էլ
Քայլ 3. Օգտագործեք որոնման տողը:
Որոնեք այն նյութը, որի մասին ունեք հարց նույն որոնման սանդղակում, որի միջոցով գտել եք հաճախորդների սպասարկման էլ. Փոստի հասցեն: Ձեր խնդրի կամ հարցի այս եղանակով որոնումը կարող է բացահայտել պատասխանը ՝ առանց ընդհանրապես նամակ ուղարկելու:
- Սա էական է `նամակ ուղարկելու ժամանակ խելացի և հարգանք առաջացնող լինելու համար: Եթե դուք գրում եք մի բանի մասին, որն արդեն հայտնվում է կայքում, հաճախորդների սպասարկման թիմը կարող է ձեզ դիտել որպես պահանջկոտ և ծույլ հաճախորդ և, հետևաբար, ոչ եկամտաբեր:
- Ստուգեք նաև ՀՏՀ -ն: Շատ անգամ ձեր հարցի պատասխանը արդեն տրվել և հրապարակվել է Հաճախակի տրվող հարցի տեսքով: Ահա թե ինչու շատ կայքեր ունեն նման էջ. Հաճախորդների սպասարկման նամակները հասցնել նվազագույնի:
Քայլ 4. Վերանայեք ընկերության քաղաքականությունը:
Եթե ձեր հարցի պատասխանը չեք գտնում որոնման տողում կամ ՀՏՀ -ի ներքո, գուցե կարողանաք գտնել այն «Մեր մասին» կամ վերադարձնել քաղաքականության էջերը: Կրկին ոլորեք դեպի վեբ կայքի ամենավերջինը և նայեք առկա հղումներին: Որոնեք ցանկացած հղում, որը կարող է պարունակել ձեր հարցի պատասխանը ՝ մեր մասին, ինդեքս, վարկային քարտ, արտադրանքի առկայություն, վերադարձի քաղաքականություն, գաղտնիության քաղաքականություն, օգտագործման պայմաններ և այլն:
Նույնիսկ եթե այս հղումներից մեկի տակ պատասխան չեք գտնում, օգտակար է դրանք փնտրել, քանի որ կարող եք օգտագործել ընկերության մասին լրացուցիչ գիտելիքները ՝ ձեր էլ
Մաս 2 -ից 3 -ից. Էլ
Քայլ 1. Որոշեք ՝ բողոք է, թե գնահատանքի էլ
Հաճախորդների աջակցությամբ էլեկտրոնային փոստի ոչ բոլոր հաղորդակցությունները պետք է լինեն բողոքներ կամ հարցեր: Դուք պարզապես կարող եք շնորհակալություն հայտնել նրանց հաճախորդների լավ սպասարկման համար: Նման դրական նամակները ընկերությունների մեծամասնության կողմից ողջունվում են նույնքան, որքան հարցեր տվող նամակները:
Շմարտությունն այն է, որ երբեմն բողոք գրանցելը հեռախոսազանգով ավելի արագ և անմիջական է, քան էլ. Էլփոստը հիանալի է ձեր երախտագիտությունը ներկայացնելու կամ այնպիսի հարց տալու համար, որն անհապաղ պատասխանի կարիք չունի, բայց եթե ցանկանում եք, որ հարցն ակնթարթորեն լուծվի, ապա լավագույն միջոցը զանգահարելն է:
Քայլ 2. Գրեք առարկայի հստակ տող:
Ձեր թեմայի տողը դարձեք իմաստալից և ճշգրիտ: Դուք ցանկանում եք, որ հաճախորդների սպասարկման ներկայացուցիչը, ով նայում է իր մուտքի արկղին, առաջինը նկատի ձերն, որպեսզի ավելի արագ պատասխան ստանաք: Դարձրեք թեման կարճ, պարունակեք ձեր էլ. Փոստի ամփոփագիրը և խնդրեք բացվել:
Օրինակ ՝ «Շունը ծամեց իմ ցմահ երաշխիքը շաքոս-փոխարինման կարիք ունի»
Քայլ 3. Բացեք ողջույնով:
Հաստատուն թեմայի ամրագրումից հետո հաջորդ քայլը ողջունելն է հաճախորդների սպասարկման ներկայացուցչին: Պարզապես մի՛ մտեք ձեր խնդրի մեջ: Չէ՞ք կարող բաց թողնել ողջույնը հեռախոսով կամ անձամբ: Դա կարող է լինել նույնքան պարզ, որքան «Հաճախորդների սպասարկման թիմ»:
- Փորձեք գտնել անուն, որը պետք է տեղադրեք ձեր ողջույնի մեջ: Որոշ ավելի փոքր ընկերություններ կարող են թվարկել իրենց հաճախորդների սպասարկման ներկայացուցիչների անունները, և դա օգտագործելը կարող է ձեզ ավելի անձնավոր և ցանկալի թվալ աշխատելու համար:
- Դուք կարող եք ավարտել այս ողջույնը ստորակետով կամ ստորակետով: Հարգելի հաճախորդների սպասարկում, կամ սիրելի հաճախորդների սպասարկում.
Քայլ 4. Պահպանեք գրելու ստանդարտ պրակտիկան:
Պահպանեք ներկայացուցչի հարգանքը `օգտագործելով ստանդարտ տիպ: Մի օգտագործեք բոլոր տառերը, մեծատառերի և փոքրատառերի խառնուրդ կամ սցենարային տառատեսակներ: Պարզապես մուտքագրեք ՝ օգտագործելով ստանդարտ կետադրական նշաններ, ուղղագրություն և մեծատառ: Սա կօգնի ձեր էլ. Փոստին լուրջ վերաբերվել:
Քայլ 5. Պահպանեք քաղաքավարի երանգ:
Պահպանեք քաղաքավարի երանգ, նույնիսկ եթե դուք գրանցում եք բողոք կամ արտահայտում եք ձեր վրդովմունքը: Դուք ավելի շատ կգնահատվեք որպես հաճախորդ և դրա դիմաց, հավանաբար, ավելի քաղաքավարի կլինեք:
Քայլ 6. Նույնականացրեք ինքներդ ձեզ:
Պատգամավորին ողջունելուց հետո ներկայացրեք ձեզ: Առաջարկեք ձեր անունը և բացատրեք, թե ինչ տեսակի հաճախորդ եք դուք ՝ առաջին անգամ, թե կրկնվող: Երկու դեպքում էլ ներկայացուցիչը կցանկանա պահել ձեր բիզնեսը: Եթե դա տեղին է, նշեք ձեր աշխարհագրական դիրքը (օրինակ ՝ բացօթյա արտադրանքի կամ ծառայության համար):
Քայլ 7. Եղեք կոնկրետ:
Օգտագործեք որոշակի լեզու ձեր էլ. Խուսափեք ընդհանուր տերմինների օգտագործումից, օրինակ ՝ «իմ արտադրանքը». փոխարենը մանրամասն նկարագրեք, թե որն է արտադրանքը կամ ծառայությունը և ինչու է այս նյութը արժե ուղարկել էլ. Նկարագրեք դրա հետ կապված ցանկացած համապատասխան իրադարձություն, որպեսզի ներկայացուցիչը հստակ իմանա, թե որն է խնդիրը: Այս տեղեկատվությունը սկզբնական էլ. Փոստում առաջարկելը կանխում է երկար նամակագրությունը:
- Օգտագործեք ապրանքի URL- ն, եթե առկա է, այնպես որ ներկայացուցիչը անմիջական հղում ունենա ձեր նկարագրության համար:
- Ներառեք ձեր պատվերի ID- ն նաև էլ. Այս ID համարը այն է, թե ինչպես է ձեր պատվերը հետևվում և պահպանվում իրենց համակարգում:
Քայլ 8. Հստակ հարցեր տվեք:
Անմիջապես հասեք ձեր էլ. Փոստի կետին: Մի ծեծեք թփի շուրջը: Երբ ողջունեք ներկայացուցչին և ներկայանաք, սկսեք նոր պարբերություն, որը կպատմի ներկայացուցչին այն, ինչ կատարվում է ՝ օգտագործելով նախորդ քայլին նշված հատուկ լեզուն:
Ուղղակի խնդրեք ցանկացած զիջում, որը ցանկանում եք: Դուք կարող եք ամաչկոտ զգալ դրանք խնդրելուց, բայց դա մի կողմ թողեք ձեր էլ. Եթե ինչ -որ բան եք ուզում թերի արտադրանքի դիմաց, ասեք դա:
Քայլ 9. Գրեք կարճ պարբերություններ:
Համոզվեք, որ ձեր պարբերությունները կարճ են: Դրանք մեկ, երկու կամ առավելագույնը երեք նախադասություն պահելը ավելի հեշտ է աչքերի համար: Այն նաև թույլ է տալիս պատասխանատուին արագ սկանավորել էլ. Փոստը, թե ինչպես այն առաջնահերթություն տալ, և եթե ձեր էլ. ասում եմ.
Քայլ 10. Փակեք պարզ ստորագրությամբ:
Ավարտեք նամակը վերջնական նախադասությամբ `ձեր խնդրանքը կամ հաճոյախոսությունը ամփոփելու համար, որին հաջորդում է ողջույնը: «Հարգանքներով» ստորագրելը լավ է աշխատում, բայց կարող եք նաև բաց թողնել ողջույնը և պարզապես տեղադրել ձեր էլ. Փոստի ստորագրությունը: Կարող եք նաև ցույց տալ ձեր հրատապությունը ՝ ստորագրելով «Անհամբեր սպասելով ձեր պատասխանին» կամ ինչ -որ բան այդ գծերի վրա:
Էլփոստի ստորագրությունը տեքստի կարճ բլոկ է, որը ներառում է ձեր անունը, զբաղմունքը և կոնտակտային տվյալները: Դուք կարող եք էլփոստի ստորագրություն ձևակերպել ձեր էլփոստի մատակարարի կարգավորումներում և սահմանել, որ այն ինքնաբերաբար հայտնվի նոր հաղորդագրություններում:
Քայլ 11. Բաց թողեք հավելվածները:
Փորձեք որևէ փաստաթուղթ չկցնել այն էլ.փոստին, որն առաջին անգամ եք ուղարկում մեկին: Շատ վեբ կայքեր ունեն սպամի զտիչներ, որոնք հասցեագրում են նամակները ՝ կցորդներով, ինչը հավանական է դարձնում, որ ձեր էլ.
- Դուք, անշուշտ, պետք է կցեք հավելված, եթե էլեկտրոնային փոստի դիմում եք ներկայացնում աշխատանքի և ձեզ խնդրվում է կցել ձեր ռեզյումեն որպես Word փաստաթուղթ:
- Մի՛ ներառեք օգտվողների անուններ, գաղտնաբառեր կամ վարկային քարտի/վճարման տվյալներ:
Քայլ 12. Ուղարկելուց առաջ սրբագրել:
Ձեր էլփոստի հասցեն ավարտվելուց հետո դեռ մի հուզվեք և դեռ սեղմեք ներկայացման կոճակը: Դուք պետք է սրբագրեք այս նամակը ՝ համոզվելով, որ ոչ մի անզգույշ տառասխալ չի խանգարի ձեր խոսքերի գերազանցությանը: Նույնիսկ եթե ձեր սմարթֆոնի միջոցով մուտքագրել եք էլ.
Քայլ 13. Հետևեք:
Եթե մի քանի օր անց չեք լսել ձեր էլ. Փոստի պատասխանը, ապա հավանական է, որ նամակը որսացել է սպամի ֆիլտրում կամ տեղափոխվել է կույտի ներքև: Ուղարկեք նամակ ՝ նշելով ձեր նախկին էլ. Փոստը և հարցնելով, թե արդյոք առաջինը ստացվել է:
Մաս 3 -ից 3 -ից
Քայլ 1. Պահպանեք համապատասխան քերականություն և ուղղագրություն:
Գուցե դուք դա չեք գիտակցում, բայց քաղաքավարի երանգ պահպանելու մի մասը ներառում է լավ քերականության և ուղղագրության օգտագործումը: Ինքներդ ձեզ հաղորդակցվելու մասին հոգալը հստակ ցույց է տալիս, որ հարգում եք մյուս կողմին, ինչպես նաև ցույց է տալիս, որ ընդհանուր առմամբ քաղաքավարի մարդ եք:
Քայլ 2. Displayույց տվեք ձեր կրթությունն ու գիտելիքները:
Մի՛ եղեք հավակնոտ, բայց թույլ տվեք ձեր կրթությունը փայլել ՝ օգտագործելով լավ բառապաշար: Բացի այդ, եթե դուք ուսումնասիրել եք ընկերության կայքը և մի փոքր տեղեկացել նրանց քաղաքականության մասին, նշեք, որ դրանք կարդացել եք և դեռ չեք կարող գտնել ձեր խնդրի պատասխանը:
Քայլ 3. Խուսափեք շուրջը կատակելուց:
Սրամիտ դիտողություններն ու կատակներն իրենց տեղն ունեն, և այդ վայրը այն էլ.փոստի մեջ չէ, որին ցանկանում ես լուրջ վերաբերվել, համենայն դեպս ոչ առաջին նամակագրության մեջ: Նման լեզուն կարող է մեկնաբանվել որպես անտեղի, մի բան, որից դուք ցանկանում եք խուսափել ցանկացած բիզնեսի հետ շփվելիս:
Մի քանի նամակների միջոցով հաղորդակցություն հաստատելուց հետո կատակն ավելի հեշտությամբ կընդունվի և կհասկանա:
Քայլ 4. Արտահայտվեք առանց ագրեսիայի:
Չնայած դուք կարող եք զայրանալ այն բանի վրա, թե ինչպես են վերաբերվում արտադրանքին կամ ծառայությանը, դա էլփոստով արտահայտելը ձեզ չի հասնի անհրաժեշտ արդյունքներին: Ձեր հարցը հարգանքով և քաղաքավարությամբ հաղորդելը շատ ավելի հեռու կգնա, քան ստոր կամ ագրեսիվ էլ.
Հիշեք, որ տեքստի միջոցով չեք կարող զգացմունքները ճիշտ արտահայտել: Եթե դուք բավական վրդովված եք ձեր խնդրից ՝ անհապաղ ուշադրություն պահանջելու համար, հեռախոսազանգի դիմելը կարող է ավելի արդյունավետ լինել:
Քայլ 5. Նշեք ձեր հավատարմությունն ու երախտագիտությունը:
Ի վերջո, նշելով, թե որքան հավատարիմ եք ընկերությանը և որքան երախտապարտ եք եղել նախկինում նրանց ծառայության համար, դա հեշտացնում է կրկնակներին գնահատել ձեր էլ.փոստը և ավելի արագ արձագանքել:
