Չսարքված փոստարկղը կարող է դժվարացնել օգտվողներին իրենց անհրաժեշտ էլ. Microsoft Outlook- ը բավականին օգտակար գործիքներ է տրամադրել, որոնք օգնում են ձեզ զտել ձեր էլ. Outlook- ը կարող է նույնիսկ օգնել ձեզ բարձրացնել արդյունավետությունն ու կատարողականը: Անկախ նրանից, թե օգտագործում եք Outlook 2010, Outlook 2007 կամ Outlook 2003, կարող եք հեշտությամբ կառավարել ձեր էլ.
Քայլեր
Մեթոդ 1 6 -ից ՝ ingտում
Քայլ 1. Արագ զտեք հաղորդագրությունները:
Outlook 2010 -ն ունի նոր գործառույթ, որն օգնում է հաղորդագրությունները տեսակավորել ըստ ամսաթվերի և դասավորել դրանք ationրույցում:
- Այս գործառույթն օգտագործելիս նույն թեման ունեցող հաղորդագրությունները կհայտնվեն որպես Խոսակցություն, և օգտվողները կարող են դրանք դիտել, ընդլայնել կամ փոքրացնել ՝ կտտացնելով Թեմայի տողից ձախ պատկերակին: Յուրաքանչյուր ationրույցի ներսում գտնվող հաղորդագրությունները դասակարգվում են ՝ վերևում տեղադրված նորագույն հաղորդագրությամբ: Երբ նոր հաղորդագրություն ստացվի, ամբողջ Խոսակցությունը կտեղափոխվի էլփոստի ցուցակի վերև, որն օգնում է ձեզ հեշտությամբ հետևել նամակների հոսքին:
- Activateրույցը ակտիվացնելու համար theրույցի խմբի «Դիտել» ներդիրում նշեք «Asուցադրել որպես խոսակցություն» վանդակը: Մաքրել գործառույթի միջոցով կարող եք կրճատել րույցի չափը: Այս գործառույթը կօգնի հեռացնել messagesրույցի կրկնօրինակ հաղորդագրությունները:
- Գլխավոր էջանիշում leteնջել խմբում կտտացրեք Մաքրել, ապա կտտացրեք Մաքրել զրույցը: Outlook- ի բոլոր տարբերակներում օգտվողները կարող են ավելի արագ գտնել փոստարկղի թղթապանակի հաղորդագրությունները `փոխելով էլփոստի պանակում դրանք դասակարգելու եղանակը: Օրինակ, կարող եք տեսակավորել ձեր էլ. Փոստերն ըստ ամսաթվի, ուղարկողի և ֆայլի չափի կամ կարևորության մակարդակի:
Քայլ 2. Օգտագործեք ստանդարտացված առարկայական վերնագրեր:
Մտավոր էներգիան, որը պահանջվում է կենտրոնացումը մշտապես փոփոխվող թեմաների միջև փոխելու համար, ձեզ ուժասպառեցնում է, այլ ոչ թե ձայնը: Դուք հակված եք կարդալ հաջորդականությամբ կամ ժամանակագրական կարգով կամ «ամենակարևոր անձի» կողմից: Սա ուղեղի այրվածք է: Փոխարենը օգտագործեք այս կանոնը. այն վերաբերում է ուղիղ հաշվետվություններից ստացված էլ. փոստին և ավելի լավ է աշխատում, քան խոսակցությունների շղթաները:
- Նշեք 2-5 լավագույն նախագծերը, որոնք ձեզ առավել մտահոգում են. ստեղծել առարկայական վերնագրեր ՝ դրանք արտացոլելու համար:
- Թող թիմը իմանա, որ դուք նախնական ուշադրություն կդարձնեք այս ստանդարտ վերնագրերով բոլոր այդ նամակներին: Այս թեմաներն այս պահին ձեր առաջնահերթ նախագծերն են. - ձեր էլ.
- Հստակեցրեք, որ անպատշաճ վերնագրված էլ.
Մեթոդ 2 6 -ից ՝ Խմբավորում
Քայլ 1. Խմբավորեք նույն հաղորդագրությունները թղթապանակներում:
Ստեղծելով էլփոստի նոր թղթապանակ, օգտվողները կարող են համապատասխան հաղորդագրությունները խմբավորել պանակներում: Օրինակ, դուք կարող եք խմբավորել հաղորդագրությունները ըստ առարկայի, նախագծի, հաղորդակցության կամ այլ կատեգորիաների, որոնք համապատասխանում են ձեր աշխատանքներին կամ ձեր հոբբիներին: Օգտվողները կարող են նաև թղթապանակ ստեղծել ձեր ղեկավարից կամ կարևոր մեկից ուղարկված բոլոր հաղորդագրությունների համար, ներառյալ այն հիմնական տեղեկությունները, որոնք պետք է պահպանվեն: Outlook 2010 -ում նոր թղթապանակ ստեղծելու համար Թղթապանակ ներդիրում ՝ Նոր, կտտացրեք Նոր թղթապանակ: Outlook 2007 -ում կամ Outlook 2003 -ում նոր թղթապանակ ստեղծելու համար Մենյուի տողում կտտացրեք Ֆայլ, ընտրեք Նոր, ապա Թղթապանակ:
Մեթոդ 3 -ից 6 -ը `Որոնել թղթապանակը
Քայլ 1. Ստեղծեք որոնման թղթապանակ `հաղորդագրությունները գտնելու համար:
Search Folder- ը էլփոստի հաղորդագրությունների հավաքածու գտնելու արագ և հարմար միջոց է: Այն չի պահում որևէ հաղորդագրություն, այլ տրամադրում է վիրտուալ թղթապանակներ, որոնք ցուցադրում են ձեր մուտքի արկղի բոլոր հաղորդագրությունները ՝ հիմնված ձեր փնտրած հատկանիշների վրա: Outlook- ի որոնման պանակները տրամադրում են կանխադրված գործառույթներ, ինչպիսիք են Unread Mail- ը, բայց կարող եք նաև ստեղծել ձեր սեփական կանոնը: Օրինակ, կարող եք օգտագործել Search Folder- ը ՝ որոշակի նախագծի, կարևոր հաճախորդի կամ առաջիկա հանդիպման հետ կապված բոլոր տեղեկությունները գտնելու համար:
- Outlook 2010 -ում Որոնման պանակ ստեղծելու համար Թղթապանակի փոստի ներդիրում, Նորում, կտտացրեք Նոր որոնման պանակ:
- Outlook 2007 կամ Outlook 2003 որոնման պանակ ստեղծելու համար Ֆայլի ընտրացանկի փոստում մկնիկը տեղափոխեք Նոր, այնուհետև կտտացրեք Որոնման պանակին:
Մեթոդ 4 -ից 6 -ից ՝ էլ. Փոստի զտիչ
Քայլ 1. Նվազեցրեք անպիտան նամակները էլփոստի զտիչով:
Պահեք մուտքի արկղից անհարկի էլ. Այս զտիչը նամակները, որոնք նշված են որպես անպիտան նամակներ, կուղարկի փոստարկղի առանձին թղթապանակ: Օգտվողները կարող են դիտել այս թղթապանակի բովանդակությունը `համոզվելու համար, որ դրան սխալմամբ ուղարկված ոչ մի վավեր նամակ չկա: Եթե այո, ապա դուք պետք է կարգավորեք զտիչը `հետագայում հաղորդագրությունների սխալ նշանից խուսափելու համար:
Մեթոդ 5 -ից 6 -ը. Գույնի կատեգորիա
Քայլ 1. Նշանակեք գունային կատեգորիա:
Գույն նշանակեք էլփոստի հաղորդագրությունների անկապ խմբին և Outlook- ի այլ կատեգորիաներին, ինչպիսիք են գրառումները, կոնտակտները և նշանակումները: Այնտեղից օգտվողները կարող են հեշտությամբ ճանաչել և տեսակավորել դրանք: Օրինակ, դուք կարող եք հեշտությամբ հետևել համակարգչի վաճառքի նախագծի բոլոր հաղորդագրություններին, հանդիպումներին և կոնտակտներին ՝ ստեղծելով «Համակարգչային վաճառք» անվանումը և դրան վերագրելով հաղորդագրությունները:
Մեթոդ 6 -ից 6 -ը `դրոշակավորում
Քայլ 1. Նշեք հաջորդականությունը:
Օգտվողները կարող են օգտագործել «Դրոշ հետևելու համար» գործառույթը `նշելու էլփոստի հաղորդագրությունները և խնդիրները, որոնք կօգնեն դրանք տեսակավորել կամ նշել դրանք: Դրոշները կհուշեն ձեզ հետևել խնդրին, մատնանշել ինչ -որ մեկի խնդրանքը կամ հրահանգել հաղորդագրության և կոնտակտի համար: Նրանք կարող են նաև հեշտությամբ կազմակերպել ձեր էլփոստի թղթապանակը, քանի որ դուք հստակ գիտեք, թե ինչ անել և երբ դա անել: Նկատի ունեցեք, որ երբ որևէ առաջադրանք եք ստեղծում և առաջադրանքի ժամկետը սահմանում, այն ինքնաբերաբար կնշվի, որպեսզի չմոռանաք գործողության ժամկետը և այն կատարեք:
