Նամակները արագ և հեշտ միջոց են գործընկերների և այլ գործարար գործընկերների հետ կապ հաստատելու համար և արդյունավետ գործիք են բոլոր տեսակի հանդիպումների պլանավորման համար: Անկախ նրանից, թե փորձում եք հանդիպում նշանակել գործընկերոջ, բարձրակարգի կամ լրիվ անծանոթի հետ, նախ պետք է էլփոստը ձևակերպել ՝ հստակ թեմայի տողով և հիմնական տեքստով: Ձեր էլ. Փոստը ստորագրելուց և հաղորդագրությունն ուղարկելուց հետո սպասեք 3-5 օր, մինչև հաջորդ պատասխանն ուղարկելը:
Քայլեր
Մեթոդ 1 2 -ից. Էլ. Փոստի ձևավորում
Քայլ 1. Թեմայի տողում նշեք, որին կցանկանայիք հանդիպել:
Նամակի վերնագրում հստակ նշեք ձեր նպատակը, որպեսզի ստացողը անմիջապես իմանա, որ կցանկանայիք հանդիպել նրանց հետ: Խուսափեք «Հանդիպում» կամ «Հանդիպման հնարավոր ժամանակը» անորոշ լեզուներից: Փոխարենը, թեմայի տողում օգտագործեք կոնկրետ ամսաթվեր և ժամկետներ, որպեսզի ստացողը իմանա, թե ինչ է սպասվում անմիջապես:
Օրինակ ՝ մուտքագրեք այսպիսի մի բան
Քայլ 2. Ձեր էլ. Փոստը սկսելու համար օգտագործեք համապատասխան ողջույն:
Փորձեք օգտագործել ստանդարտ, պաշտոնական ողջույն, երբ սկսում եք գրել ձեր հաղորդագրությունը: Եթե դիմում եք պետական պաշտոնյայի կամ այլ նշանավոր անհատի, որին երբեք չեք հանդիպել, վերնագրում օգտագործեք նրանց ամբողջական անվանումը: Եթե կապվում եք գործընկերոջ կամ վերադասի հետ, օգտագործեք այնպիսի պատվավոր անձինք, ինչպիսիք են ՝ «պարոն», «տիկին», «մխ» կամ «տիկին»: Որպես ընդհանուր կանոն, փորձեք օգտագործել ողջույններ, ինչպիսիք են «Սիրելի», «Բարև» և «Բարև», ձեր էլ.
- Եթե անհատի փոխարեն դիմում եք գլխավոր գրասենյակին կամ խմբին, փոխարենը օգտագործեք «Ո՞ւմ դա կարող է վերաբերել»:
-
Օրինակ, եթե դիմում էիք ձեր վերադասին, փորձեք ողջույնի ձևակերպել այսպես.
«Հարգելի պարոն acksեքսոն, Հուսով եմ, որ այս նամակը ձեզ լավ կգտնի: Ես ցանկանում էի ձեզ դիմել հնարավոր հանդիպման կապակցությամբ »:
Քայլ 3. Ներկայացրու քեզ, եթե հանդիպում ես բոլորովին անծանոթի հետ:
Ձեր առաջին պարբերությունը նվիրեք կարճ ներածությանը, եթե գրում եք պետական պաշտոնյայի կամ այլ անձի, որին նախկինում չեք հանդիպել: Կենտրոնացեք ձեր անվան, պաշտոնի և մասնագիտական կապի վրա, որպեսզի ստացողը իմանա, թե ով եք դուք և ինչու եք դիմում նրանց: Եթե կապվում եք արդեն ծանոթ մեկի հետ, ինչպես ղեկավարը կամ աշխատողը, պարտավորված մի՛ զգացեք ներածական պարբերություն ներառել:
- Ձեր ներածությունը կարդալը երկար չպահանջի:
-
Փորձեք գրել այսպիսի բան.
Հարգելի տիկին Աթկինս, Իմ անունը Սառա Քլեմենտ է, և ես աշխատում եմ onesոնսի շրջանի կենդանիների ապաստարանում:
Քայլ 4. Նկարագրեք հանդիպման պատճառը և դրա ընդհանուր կարևորությունը:
Էլփոստի սկզբում (ձեր ներածությունից հետո, եթե նախընտրեցիք ներառել), նշեք այն տեսակը, որը կցանկանայիք ունենալ ստացողի հետ, և արդյոք դա կլինի պաշտոնական, թե պատահական գործ: Երբ բացատրեք, թե ինչի համար է հանդիպումը, ընդլայնեք, թե ինչու է հանդիպումը կարևոր այն առաջադրանքի համար, որը փորձում եք ավարտել: Փորձեք հակիրճ պահել ձեր բացատրությունը, քանի որ ձեր հասցեատերը կարող է շատ ժամանակ չունենալ ձեր էլ.
Օրինակ ՝ փորձեք գրել այսպիսի մի բան. Քանի որ դուք հանդիսանում եք կենդանիների կացարանի ներկայիս ֆինանսական խորհրդատուն, ես հավատում եմ, որ դուք կարող եք շատ պատկերացում կազմել միջոցառման համար կազմակերպության աշխատանքային բյուջեի մասին »:
Քայլ 5. Առաջարկեք ձեր հանդիպման հնարավոր վայրը և ժամը:
Փորձեք մտածել մի վայրի մասին, որը հայտնի և հեշտությամբ հասանելի է ստացողին: Եթե դուք աշխատում եք նույն շենքում կամ ընդհանուր վայրում, ինչ անձը, որին նամակ եք ուղարկում, տեսեք, թե արդյոք կարող եք հանդիպել ճաշի ընդմիջման ժամանակ: Եթե դուք և ստացողը չեք ապրում կամ աշխատում մոտակա վայրում, փորձեք առաջարկել ռեստորան կամ այլ հանրային տարածք, որտեղ կարող եք հանդիպել: Բացի այդ, նշեք մի քանի անգամ, որոնք աշխատում են ձեզ համար, որպեսզի ստացողը ձեզ ավելի հեշտությամբ ասի դրանց առկայության մասին:
- Եթե երկուսդ էլ զբաղված գրաֆիկ ունեք, մտածեք հեռախոսային կամ տեսաժողովի հանդիպում նշանակելու մասին:
- Օրինակ, կազմեք այսպիսի մի բան. Ես ամեն օր 9 -ից 5 -ը կլինեմ ընդունարանի մոտ »:
Քայլ 6. Խնդրեք ստացողին պատասխանել ձեր հաղորդագրությանը:
Քանի որ դուք տեխնիկապես պլանավորում եք միջոցառում, քաղաքավարիորեն խնդրեք, որ ստացողը պատասխանի իր առկայությամբ: Եթե կապվում եք հատկապես զբաղված անձի հետ, ապա հիշեք, որ դրանց պատասխանելը կարող է տևել մեկ կամ երկու օր: հետ
Օրինակ ՝ ասեք հետևյալը
Քայլ 7. Էլ.փոստը ավարտելիս օգտագործեք ջերմ փակման լեզու:
Նախագծեք եզրափակիչ նախադասություն, որը շեշտում է ձեր էլ. Փոստի նպատակը, այնպես որ ստացողը հստակ հասկանում է հանդիպման նպատակը: Ձեր էլ. Փոստը ստորագրելու համար օգտագործեք ընկերական տոնայնություն ՝ օգտագործելով «Հարգանքներով», «Շնորհակալություն» կամ «Լավագույն մաղթանքներ» արտահայտություններ: Գրանցումը գրելուց հետո թողեք ստորագրություն ձեր անվան տակ, որը վերահաստատում է ձեր դիրքը կամ ընթացիկ կարիերան:
- Սպասարկեք ձեր լեզուն հասցեատիրոջը: Եթե զրուցում եք գործընկերոջ հետ, ապա «Կհանդիպենք շուտով» -ի նման գրանցումը ավելի իմաստալից կլինի, քան «Հարգանքով քոնը»: Եթե կապվում եք վերադասի հետ, «Հարգանքներով» կամ «Լավագույն մաղթանքները» ավելի տեղին կլիներ, քան «Կտեսնվենք» -ի նման պատահական գրանցումը:
-
Օրինակ, գրեք այսպիսի բան.
Ես անհամբերությամբ սպասում եմ ձեզ հետ հանդիպմանը, քանի որ ցանկանում եմ, որ որդեգրման այս քայլը հնարավորինս հաջողակ լինի:
Հարգանքներով ՝
Սառա Կլեմենտ
Գործունեության համակարգող, onesոնսի շրջանի կենդանիների ապաստարան
Քայլ 8. Ներառեք ցանկացած համապատասխան հավելված, որը վերաբերում է հանդիպմանը:
Կցեք ցանկացած փաստաթուղթ, աղյուսակ կամ այլ համապատասխան ֆայլեր, որոնք կարող են օգնել ստացողին պատրաստել հանդիպմանը: Եթե ինչ -որ մեկին դիմում եք բարդ թեմայի վերաբերյալ, ներառեք ցանկացած թռուցիկ կամ տվյալների թերթիկ, որն անհրաժեշտ է օգնելու հասցեատիրոջը հասկանալ հանդիպման թեման:
Օրինակ, եթե քննարկում եք գալիք իրադարձության բյուջեի փոփոխությունները, գուցե ցանկանաք ներառել նախորդ տարվա բյուջեի աղյուսակը:
Քայլ 9. Էլփոստի ողջ ընթացքում օգտագործեք մասնագիտական լեզու և համապատասխան քերականություն:
Ուղղեք ձեր հաղորդագրությունը քերականական ակնհայտ սխալների և ուղղագրական սխալների համար, որպեսզի ձեր վերջնական նախագիծը հնարավորինս հղկված և մաքուր տեսք ունենա: Բացի այդ, հեռացրեք ցանկացած հապավումներ կամ ժարգոններ, որոնք հաղորդագրությունը դարձնում են ավելի պատահական կամ ավելի դժվար ընկալելի: Եթե ձեր վերջնական նախագիծը պրոֆեսիոնալ չի թվում, ապա ստացողը կարող է լուրջ չընդունել ձեր խնդրանքը:
Թեև էմոջիները կարող են հաճելի լինել տեքստերում և պատահական նամակներում օգտագործելը, դուք չպետք է դրանք օգտագործեք հանդիպում խնդրելու համար:
Մեթոդ 2 2 -ից. Հետևել Ստացողի հետ
Քայլ 1. Նախագծեք հետագա էլփոստը, եթե ստացողը 3-5 օրվա ընթացքում ձեզ հետ չվերադառնա:
Ստացողին մի քանի օր ժամանակ տվեք ՝ կարդալու և պատասխանելու ձեր խնդրանքին: Եթե աշխատանքային շաբաթվա ընթացքում չեք լսում, ուղարկեք նրան արագ նամակ ՝ հիշեցնելով, որ սպասում եք պատասխանի: Շեշտեք, որ շնորհակալ եք նրանց հանդիպելու հնարավորության համար, և որ շնորհակալ եք նրանց տրամադրած ժամանակի համար:
- Հետագա զանգերը նաև արդյունավետ միջոց են ՝ ստուգելու այն անձի հետ, ում հետ փորձում եք հանդիպել:
- Օրինակ, կազմեք այսպիսի մի բան. «Ես պարզապես ցանկանում էի հետամուտ լինել ձեզ իմ հանդիպման խնդրանքով: Երբ ազատ պահ ունես, կարո՞ղ ես ինձ ասել հաջորդ շաբաթվա հանդիպման համար »:
Քայլ 2. Հանդիպման առանձնահատկությունները արդուկեք լրացուցիչ էլ
Բանակցեք այլ մարդկանց ժամանակացույցի հետ, երբ նա պատասխանի: Ուշադրություն դարձրեք դիմացինի առկայությանը և հանդիպման ժամը հաստատեք այն ամսաթվին, երբ երկուսդ էլ հասանելի եք: Փորձեք 1-2 էլփոստի ընթացքում հաստատել ամսաթիվը և ժամը `ձեր մուտքի արկղում որևէ շփոթությունից և խառնաշփոթությունից խուսափելու համար:
- Փորձեք լինել հնարավորինս ճկուն: Եթե շփվում եք զբաղված մարդու հետ, գուցե նա չկարողանա անմիջապես հանդիպել ձեզ հետ:
- Մի նշանակեք հանդիպում վերջին պահին: Եթե ստացողը զբաղված է, գուցե չկարողանաք պայմանավորվել հանդիպման ամսաթվի մասին:
Քայլ 3. Հիշեցում կամ հաստատում ուղարկեք հանդիպումից մի քանի օր առաջ:
Եթե ցանկանում եք լրացուցիչ պատրաստվել նախքան պլանավորված հանդիպումը, փորձեք հաստատման նամակ ուղարկել ստացողին ՝ որպես հիշեցում: Այս նամակը չափազանց երկար մի արեք, փոխարենը նշեք այն օրը, ժամը և վայրը, որը նախատեսում եք հանդիպել, որպեսզի կրկնակի ստուգեք, որ հանդիպումը դեռևս նախատեսվածի պես է:
-
Օրինակ, գրեք այսպիսի բան.
Ես պարզապես ուզում էի հաստատել, որ մենք դեռ հանդիպում ենք մայիսի 17 -ին, առավոտյան ժամը 11 -ին, Jոնսի շրջանի կենդանիների ապաստարանում:
