Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է Word- ից Excel- ում տվյալների ցուցակ կամ աղյուսակ տեղափոխել, ապա անհրաժեշտ չէ պատճենել և տեղադրել տեղեկատվության յուրաքանչյուր առանձին կտոր աղյուսակում գտնվող իր բջիջում: Նախ `ձեր Word փաստաթղթի պատշաճ ձևաչափմամբ, կարող եք հեշտությամբ ներմուծել ամբողջ փաստաթուղթը Excel- ում` ընդամենը մի քանի կտտոցով:
Քայլեր
Մեթոդ 1 -ից 2 -ը. Conանկի փոխակերպում
Քայլ 1. Հասկացեք, թե ինչպես է փաստաթուղթը փոխարկվելու:
Երբ փաստաթուղթ եք ներմուծում Excel, որոշակի նիշեր կօգտագործվեն `որոշելու, թե ինչ տվյալներ են մտնում Excel աղյուսակի յուրաքանչյուր բջիջ: Կատարելով ներմուծումից առաջ ձևաչափման մի քանի քայլ ՝ դուք կկարողանաք վերահսկել, թե ինչպես է հայտնվում վերջնական աղյուսակը և նվազագույնի հասցնել ձեռքով ձևաչափման ծավալը, որը պետք է կատարեք: Սա հատկապես օգտակար է, եթե Word- ի փաստաթղթից մեծ ցուցակ եք ներմուծում Excel:
Այս մեթոդը լավագույնս գործում է, երբ ունեք բազմաթիվ գրառումների ցուցակ, որոնցից յուրաքանչյուրը նույնն է ձևաչափված (հասցեների ցուցակ, հեռախոսահամարներ, էլ. Փոստի հասցեներ և այլն):
Քայլ 2. Սկանավորեք փաստաթուղթը ՝ ձևաչափման սխալների համար:
Նախքան փոխակերպման գործընթացը սկսելը, դուք կցանկանաք ապահովել, որ յուրաքանչյուր մուտք նույն ձևաչափով լինի: Սա նշանակում է կետադրական սխալների շտկում կամ մնացածի հետ չհամապատասխանող գրառումների վերակազմակերպում: Սա կապահովի տվյալների ճիշտ փոխանցումը:
Քայլ 3. Displayուցադրեք ձեր Word փաստաթղթում ձևաչափման նիշերը:
Սովորաբար թաքնված ձևաչափման նիշերի ցուցադրումը կօգնի ձեզ որոշել գրառումները բաժանելու լավագույն միջոցը: Դուք կարող եք դրանք ցուցադրել ՝ կտտացնելով «/ույց տալ / թաքցնել պարբերության նշանները» կոճակը Գլխավոր էջանիշում կամ սեղմելով Ctrl+⇧ Shift+*
Listsանկերի մեծ մասը կամ կունենա մեկ պարբերության նշան յուրաքանչյուր տողի վերջում, կամ մեկը տողի վերջում և մեկը `գրառումների միջև ընկած դատարկ տողում: Դուք կօգտագործեք նշանները `բջիջները տարբերելու համար Excel- ի կողմից օգտագործվող նիշերը տեղադրելու համար:
Քայլ 4. Լրացուցիչ տարածությունից ազատվելու համար յուրաքանչյուր մուտքի միջև փոխարինեք պարբերության նշանները:
Excel- ը տողերը որոշելու համար գրառումների միջև տարածություն կօգտագործի, սակայն ձևավորման գործընթացին օգնելու համար այժմ պետք է ազատվել դրանից: Մի անհանգստացեք, մի փոքր անց այն նորից կավելացնեք: Սա ավելի լավ է աշխատում, երբ մուտքի վերջում ունեք մեկ պարբերության նշան և գրառումների միջև ընկած հատվածում (երկու անընդմեջ):
- Սեղմեք Ctrl+H ՝ գտնելու և փոխարինելու պատուհանը բացելու համար:
- Գտեք դաշտում ^p ^p: Սա անընդմեջ երկու պարբերության նշանների ծածկագիրն է: Եթե յուրաքանչյուր մուտք մեկ տող է, և դրանց միջև դատարկ տողեր չկան, փոխարենը օգտագործեք մեկ ^p:
- Մուտքագրեք սահմանափակող նիշ Փոխարինել դաշտում: Համոզվեք, որ դա բնույթ չէ, որը հայտնվում է փաստաթղթի որևէ մասում, օրինակ ՝ ~:
- Կտտացրեք Փոխարինել բոլորը: Դուք կնկատեք, որ գրառումները կարող են համակցվել, բայց դա այժմ մտահոգիչ չէ, քանի դեռ սահմանագծող նշանը ճիշտ տեղում է (յուրաքանչյուր գրառման միջև)
Քայլ 5. Առանձնացրեք յուրաքանչյուր մուտք առանձին դաշտերի:
Այժմ, երբ ձեր գրառումները առանձնացված են այնպես, որ դրանք հայտնվեն հաջորդ տողերում, դուք կցանկանաք սահմանել, թե ինչ տվյալներ կհայտնվեն յուրաքանչյուր դաշտում: Օրինակ, եթե յուրաքանչյուր մուտք առաջին տողի անուն է, երկրորդ տողում ՝ փողոցի հասցե, իսկ երրորդ տողում ՝ վիճակ և փոստային կոդ, կարող եք
- Սեղմեք Ctrl+H ՝ գտնելու և փոխարինելու պատուհանը բացելու համար:
- Գտեք դաշտում ^p նշաններից մեկը:
- Փոխել դաշտի բնույթը ՝ ստորակետ,.
- Կտտացրեք Փոխարինել բոլորը: Սա կփոխարինի մնացած պարբերության խորհրդանիշները ստորակետով բաժանարարով, որը յուրաքանչյուր տող կբաժանի դաշտի:
Քայլ 6. Փոխարինեք սահմանազատող նիշը ՝ ձևաչափման գործընթացն ավարտելու համար:
Վերոնշյալ երկու «Գտնել-փոխարինելու» երկու քայլերն անելուց հետո ձեր ցուցակն այլևս ցուցակի տեսք չի ունենա: Ամեն ինչ կլինի նույն գծի վրա, ստորակետներով `յուրաքանչյուր հատվածի միջև: Գտնելու և փոխարինելու այս վերջին քայլը ձեր տվյալները կվերադարձնի ցուցակին ՝ միևնույն ժամանակ պահելով դաշտերը սահմանող ստորակետները:
- Սեղմեք Ctrl+H ՝ գտնելու և փոխարինելու պատուհանը բացելու համար:
- Մուտքագրեք Find (կամ որևէ կերպար, որն ի սկզբանե ընտրել եք) Գտնել դաշտում:
- Փոխարինման դաշտում մուտքագրեք ^p:
- Կտտացրեք Փոխարինել բոլորը: Սա ձեր գրառումները հետ կկտրի առանձին խմբավորումների, որոնք բաժանված են ստորակետներով:
Քայլ 7. Պահեք ֆայլը որպես պարզ տեքստային ֆայլ:
Այժմ, երբ ձեր ձևաչափումն ավարտված է, կարող եք փաստաթուղթը պահել որպես տեքստային ֆայլ: Սա թույլ կտա Excel- ին կարդալ և վերլուծել ձեր տվյալները, որպեսզի դրանք մտնեն ճիշտ դաշտեր:
- Կտտացրեք Ֆայլ ներդիրին և ընտրեք «Պահել որպես»:
- Կտտացրեք «Պահել որպես տիպ» բացվող ընտրացանկին և ընտրեք «Պարզ տեքստ»:
- Անվանեք ֆայլը ըստ ձեր նախընտրության և կտտացրեք Պահել:
- Եթե հայտնվի Ֆայլերի փոխակերպման պատուհանը, պարզապես կտտացրեք OK:
Քայլ 8. Բացեք ֆայլը Excel- ում:
Այժմ, երբ ֆայլը պահպանել եք պարզ տեքստով, կարող եք այն բացել Excel- ում:
- Կտտացրեք Ֆայլ ներդիրին և ընտրեք Բացել:
- Կտտացրեք «Բոլոր Excel ֆայլեր» բացվող ընտրացանկին և ընտրեք «Տեքստային ֆայլեր»:
- Կտտացրեք Հաջորդ> Տեքստի ներմուծման հրաշագործ պատուհանում:
- Սահմանափակիչների ցանկում ընտրեք «ստորակետ»: Ներքևի նախադիտման մեջ կարող եք տեսնել, թե ինչպես են բաժանում գրառումները: Կտտացրեք Հաջորդ>.
- Ընտրեք տվյալների ձևաչափը յուրաքանչյուր սյունակի համար և կտտացրեք Ավարտել:
Մեթոդ 2 2 -ից. Աղյուսակի փոխակերպում
Քայլ 1. Word- ում աղյուսակ կազմեք ձեր տվյալներով:
Եթե ունեք Word- ում տվյալների ցուցակ, կարող եք այն վերածել Word- ի սեղանի ձևաչափի, այնուհետև արագ պատճենել այդ աղյուսակը Excel- ում: Եթե ձեր տվյալները արդեն գտնվում են աղյուսակի ձևաչափում, անցեք հաջորդ քայլին:
- Ընտրեք ամբողջ տեքստը, որը ցանկանում եք փոխարկել աղյուսակի:
- Կտտացրեք Ներդիր ներդիրին, այնուհետև սեղմեք Աղյուսակ կոճակին:
- Ընտրեք «Փոխարկել տեքստը սեղանին»:
- «Սյունակների թիվը» դաշտում մուտքագրեք յուրաքանչյուր գրառման տողերի քանակը: Եթե յուրաքանչյուր գրառման միջև դատարկ գիծ ունեք, ապա դրանցից մեկը ավելացրեք ընդհանուրին:
- Սեղմեք OK:
Քայլ 2. Ստուգեք ձեր սեղանի ձևաչափումը:
Word- ը կստեղծի աղյուսակ ՝ հիմնված ձեր կարգավորումների վրա: Կրկնակի ստուգեք այն ՝ համոզվելու համար, որ ամեն ինչ այնտեղ է, որտեղ պետք է լիներ:
Քայլ 3. Սեղմեք սեղանի վերևի ձախ անկյունում հայտնվող փոքրիկ «+» կոճակին:
Սա կցուցադրվի, երբ մկնիկը սավառնում եք սեղանի վրա: Սեղմելով սա ՝ կընտրեն աղյուսակի բոլոր տվյալները:
Քայլ 4. Սեղմեք:
Ctrl+C տվյալները պատճենելու համար:
Կարող եք նաև կտտացնել «Պատճենել» կոճակին ՝ «Գլխավոր» ներդիրում:
Քայլ 5. Բացեք Excel- ը:
Երբ տվյալները պատճենվեն, կարող եք բացել Excel- ը: Եթե ցանկանում եք տվյալները տեղադրել արդեն գոյություն ունեցող աղյուսակում, ապա բեռնեք դրանք: Տեղադրեք ձեր կուրսորը այն բջիջում, որը ցանկանում եք, որ հայտնվի սեղանի վերին ձախ բջիջը:
Քայլ 6. Սեղմեք:
Ctrl+V տվյալները կպցնել:
Word աղյուսակի առանձին բջիջները կտեղադրվեն Excel աղյուսակի առանձին բջիջներում:
Քայլ 7. Պառակտեք մնացած մնացած սյուները:
Կախված ներմուծվող տվյալների տեսակից, ձեզ կարող է անհրաժեշտ լինել լրացուցիչ ձևաչափում: Օրինակ, եթե դուք հասցեներ եք ներմուծում քաղաքը, պետության հապավումը և փոստային կոդը կարող են բոլորը լինել մեկ խցում: Դուք կարող եք Excel- ը դրանք ինքնաբերաբար բաժանել:
- Կտտացրեք սյունակի վերնագիրը, որը ցանկանում եք բաժանել ՝ ամբողջ սյունակը ընտրելու համար:
- Ընտրեք «Տվյալներ» ներդիրը և կտտացրեք «Տեքստ սյունակներին» կոճակին:
- Կտտացրեք Հաջորդ> և այնուհետև սահմանազատիչների դաշտում ընտրեք «Ստորակետ»: Եթե դուք օգտագործում եք վերը նշված օրինակը, դա քաղաքը կառանձնացնի պետական հապավումից և փոստային ինդեքսից:
- Կտտացրեք Ավարտել ՝ փոփոխությունները պահպանելու համար:
- Ընտրեք այն սյունակը, որը դեռ պետք է պառակտել և կրկնել գործընթացը ՝ որպես սահմանազատող «Ստորակետի» փոխարեն ընտրելով «Տիեզերք»: Սա կբաժանի պետական հապավումը փոստային ինդեքսից:
