Այս wikiHow- ը կսովորեցնի ձեզ, թե ինչպես կատարել փոստի միավորում Microsoft Office- ում կամ OpenOffice.org- ում: Փոստի միաձուլումը չափազանց հարմարավետ հատկություն է, որը թույլ է տալիս ավտոմատ կերպով անհատականացնել փաստաթուղթը յուրաքանչյուր ստացողի համար, որին ուղարկվում է: Այդ կերպ դուք չպետք է անհատապես փոխեք փաստաթուղթը յուրաքանչյուր ստացողի համար: Դա հսկայական ժամանակի խնայողություն է, և դա իսկապես հեշտ է անել: Ստորև բերված քայլերը քայլ առ քայլ ձեզ կտանեն ամբողջ գործընթացը:
Քայլեր
Մեթոդ 1 -ից 3 -ը. Պատրաստում
Քայլ 1. Ստեղծեք տվյալների ֆայլ:
Սա կարող է լինել աղյուսակի ֆայլ, տվյալների բազայի ֆայլ կամ նույնիսկ համապատասխան ձևաչափմամբ տեքստային փաստաթուղթ: Աղյուսակների ֆայլերն առավել հաճախ օգտագործվում են. այս ուղեցույցը ենթադրում է, որ դուք օգտագործում եք աղյուսակ:
-
Ձեր տվյալների ֆայլը պետք է պարունակի բոլոր տեղեկությունները, որոնք պետք է փոխվեն պատճենից պատճեն: Օրինակ, եթե դուք նամակ եք գրում, ձեր տվյալների ֆայլը կպահպանի բոլորի անունները և, հնարավոր է, հասցեները, որոնց դուք մտադիր եք ուղարկել նամակը:
Տեղադրեք մեկ տարր յուրաքանչյուր բջիջում տողի երկայնքով, այնպես որ տեղեկատվության յուրաքանչյուր տեսակ (անուն, ազգանուն, պատվավոր և այլն) իր սյունակում լինի:
-
Կատարեք իմաստալից սյունակների անուններ: Փոստի միաձուլումը կարդում է տվյալները սյունակներում: Ենթադրելու է, որ տեղեկատվության յուրաքանչյուր սյունակում առաջին մուտքագրումը այդ տեսակի տեղեկատվության ընդհանուր անունն է, ուստի օգտագործեք ձեզ համար իմաստալից անուններ:
Օրինակ, սկսեք անունների սյունակ ՝ մուտքագրելով «առաջին անուն», այնուհետև դրա տակ դրեք բոլոր առաջին անունները: Երբ ձեզ հարցնեն, թե որ դաշտը պետք է մտցնել ձեր նամակում, դուք որպես տարբերակ կտեսնեք «առաջին անունը» և կհիշեք, թե ինչ է պարունակվում այդ սյունակում:
- Microsoft Office- ի օգտվողները, ովքեր նաև Outlook- ն օգտագործում են իրենց էլ. Փոստի համար, ցանկության դեպքում կարող են օգտագործել իրենց Outlook հասցեների գիրքը որպես տվյալների ֆայլ:
Քայլ 2. Պահպանեք տվյալների ֆայլը:
Պահեք այն մի տեղ, որտեղ կարող եք հեշտությամբ գտնել այն և անվանեք այն այնպիսի բան, որը հեշտությամբ կհիշեք:
Քայլ 3. Գրեք ձեր հիմնական փաստաթուղթը:
Սա այն փաստաթուղթն է, որի մեջ տեղեկատվություն եք մտցնելու: Օրինակ, եթե դուք նամակ եք գրում, հիմնական փաստաթուղթը նամակն է: Փոստի միաձուլման ցանկացած տարր լրացնելու է ձեզ համար (օրինակ ՝ անունները), առայժմ պետք է դատարկ մնա:
Մեթոդ 2 3 -ից. Փոստի միավորում MS Office- ում
Քայլ 1. Բացեք փոստի միաձուլման առաջադրանքի վահանակը:
Ձեր հիմնական փաստաթղթից կտտացրեք վահանակին `այն բացելու համար: Եթե չեք տեսնում, բացեք «Գործիքներ» ընտրացանկը և ընտրեք «Փոստ միաձուլում» ցանկից:
Քայլ 2. Պատասխանեք MS Office- ի հարցերին:
Գրասենյակում փոստի միաձուլման գործիքը մի քանի քայլ ունի, որոնք նախատեսված են ձեր կյանքը ավելի դյուրին դարձնելու համար `ձեր ֆայլերն ավելի խելացի և ճշգրիտ միաձուլելով:
- Սկսեք ՝ ասելով, թե ինչպիսի փաստաթուղթ եք գրում: Կտտացրեք լավագույն պիտանիությունը, այնուհետև կտտացրեք Հաջորդը:
- Ասացեք, թե ինչ «սկզբնական փաստաթուղթ» (հիմնական փաստաթուղթ) եք ցանկանում օգտագործել: Եթե հետևել եք այս քայլերին, ապա պետք է կարողանաք ընտրել «օգտագործել այս փաստաթուղթը»: Կտտացրեք Հաջորդը:
Քայլ 3. Ընտրեք միացման ֆայլը:
Սա ձեր ստեղծած տվյալների ֆայլն է: Ընտրեք համապատասխան ռադիո կոճակը և կտտացրեք Հաջորդը ՝ ֆայլը որոնելու և այն հիմնական փաստաթղթին միացնելու համար:
Եթե նախընտրում եք օգտագործել ձեր Outlook հասցեների գիրքը, դրա փոխարեն կտտացրեք այդ տարբերակը:
Քայլ 4. Ընտրեք, թե ինչ տվյալներ օգտագործել:
Գրասենյակը թույլ է տալիս Ձեզ ընտրել կամ ապընտրել տեղեկատվության տողերը, ինչպես ցանկանում եք: Սա թույլ է տալիս ընտրել տվյալների ֆայլում, թե որ տեղեկատվության տարրերն եք ցանկանում միաձուլվել հիմնական փաստաթղթում ՝ ժամանակի ընթացքում տվյալների ֆայլը ավելի օգտակար դարձնելով, երբ այն օգտագործում եք տարբեր բաների համար: Երբ բավարարված եք, կտտացրեք Հաջորդը:
Տվյալները կարելի է տեսակավորել ՝ կտտացնելով յուրաքանչյուր սյունակի վերնագրերին: Սա կարող է օգտակար լինել, եթե ձեզ անհրաժեշտ է արագ որոնել բազմաթիվ տեղեկություններ:
Քայլ 5. Տեղադրեք տվյալների դաշտեր:
Առաջադրանքների վահանակի հաջորդ էջում ձեզ կառաջարկվի գրել ձեր փաստաթուղթը, եթե դա դեռ չեք արել, և ձեզ կներկայացվեն ֆայլից տվյալներ փաստաթղթի մեջ տվյալների տեղադրման տարբերակների զանգված:
-
Տեղադրեք տվյալների դաշտ ՝ տեղադրելով կուրսորը, որտեղ դաշտը կգնա, այնուհետև կտտացնելով առաջադրանքի վահանակի համապատասխան կոճակին ՝ այն այնտեղ տեղադրելու համար:
Դուք կարող եք ջնջել տվյալների անտեղի կամ կրկնօրինակ դաշտերը `սեղմելով leteնջել ստեղնը, նույնը, ինչ սովորական տառը կամ համարը:
-
Նախադրված ընտրանքները փոքր -ինչ փոխվում են ՝ կախված այն բանից, թե ինչ տեսակի փաստաթուղթ եք հայտնել Office- ին, որ գրում եք: Գրասենյակն ամեն ինչ անում է ձեր տրամադրած տվյալներից համապատասխան տեղեկատվությունը լրացնելու համար: Օրինակ, եթե դուք գրում եք բիզնես նամակ, կարող եք տեսնել հասցեի բլոկ տեղադրելու տարբերակ, որը ներառում է յուրաքանչյուր ստացողի անունն ու ազգանունը և ամբողջական հասցեն ՝ մի քանի տողերում կոկիկ կազմված:
- Որոշ կանխադրված ընտրանքներ լրացուցիչ պատուհաններ կբացեն ձեր առջև `համապատասխան տեղեկատվություն լրացնելու համար: Սրանք բոլորը քիչ թե շատ պարզ են և հեշտ ընկալելի:
- Եթե դուք օգտագործում եք կանխադրված և, կարծես, չեք կարողանում գտնել ճիշտ տեղեկատվությունը, կտտացրեք «Համապատասխան դաշտեր» նշումով կոճակին ՝ ծրագրին սովորեցնելու համար, թե ձեր դաշտերի անուններից ո՞րն է համապատասխանում իր ստանդարտ անուններին: Օրինակ, կարող եք ցույց տալ, որ այն պետք է օգտագործի «Ազգանուն» կատեգորիան ձեր տվյալների ֆայլում ՝ հասցեների բլոկում «Ազգանուն» տվյալները լրացնելու համար:
- Ձեր սեփական դաշտերն օգտագործելու համար կտտացրեք «ավելի շատ ընտրանքներ»: Դուք կկարողանաք տեսնել յուրաքանչյուր սյունակին տրված անունները և փոխարենը օգտագործել դրանք:
Քայլ 6. Ստուգեք ձեր տառերը:
Փոստի միաձուլումը չի ցուցադրի կոնկրետ տեղեկատվությունը այն դաշտերում, որոնք դուք կիրառում եք ձեր հիմնական փաստաթղթին, մինչև այն չտպեք, բայց Office- ն առաջարկում է նախադիտման գործառույթ, որը թույլ է տալիս Ձեզ ստուգել և համոզվել, որ տեղեկատվությունը ճիշտ է հայտնվում ՝ ըստ տեղադրման եղանակի: ձեր փաստաթղթի դաշտերը: Ազատորեն օգտագործեք այն, քանի դեռ չեք համոզվել, որ ամեն ինչ կարգին է:
Քայլ 7. Ավարտեք միաձուլումը:
Փոստի միաձուլման առաջադրանքի վահանակի վերջին էկրանը տեղեկացնում է ձեզ, որ ամեն ինչ տեղում է, և պատրաստ է տպել ձեր փաստաթղթերը: Մեկ տպագրված փաստաթղթի համար կհայտնվի տեղեկատվության մեկ փաթեթ, և ծրագիրը տպելու է այնքան օրինակ, որքան տեղեկատվության հավաքածու կա:
Եթե ցանկանում եք առանձին տառերի առանձին խմբագրումներ կատարել, կարող եք դա անել նաև այս առաջադրանքի վահանակի էկրանից ՝ նախ սեղմելով «խմբագրել առանձին տառեր»:
3 -րդ մեթոդ 3 -ից. Փոստի միավորում OpenOffice.org- ում
Քայլ 1. Ստեղծեք տվյալների բազա:
OpenOffice.org- ում փոստի միավորման համար միշտ պահանջվում է տվյալների բազայի ֆայլ. այնուամենայնիվ, դուք դեռ կարող եք ձեր տվյալները նախ ստեղծել աղյուսակում:
- Ձեր հիմնական փաստաթղթից բացեք Ֆայլի ընտրացանկը և ընտրեք տվյալների բազայի նոր ֆայլ ստեղծելը:
- Պատուհանում, որը երևում է, ընտրեք «միացեք գոյություն ունեցող տվյալների բազային» տարբերակը: Բացվող ընտրացանկից ընտրեք «աղյուսակ», այնուհետև կտտացրեք Հաջորդ:
- Հաջորդ էկրանին OpenOffice.org- ը ուղղեք աղյուսակի ֆայլին, որը ցանկանում եք օգտագործել: Դուք կարող եք ընտրել ՝ տվյալների շտեմարանը գաղտնաբառով պաշտպանե՞լ, թե՞ ոչ ՝ նշելով ֆայլի գտնվելու վայրի տուփը: Կտտացրեք Հաջորդը, երբ պատրաստ լինեք:
-
Այս էկրանին ընտրեք ՝ գրանցե՞լ տվյալների բազան հետագայում ավելի հեշտ մուտք գործելու համար և որոշեք ՝ ցանկանում եք բացել տվյալների բազայի ֆայլը հենց հիմա այն խմբագրելու համար: (Հավանաբար ստիպված չեք լինի, եթե նոր ստեղծեք աղյուսակի ֆայլը): Տվյալների բազան պահելու համար կտտացրեք Ավարտել:
Համոզվեք, որ տվյալների բազային տալիս եք այնպիսի անուն, որը հեշտությամբ կարող եք հիշել:
Քայլ 2. Տեղադրեք ձեր դաշտերը:
Այժմ, երբ ձեր տեղեկությունները կապել եք OpenOffice.org- ին հասկանալի տվյալների բազայի հետ, պարզ հարց է, որ այդ տվյալների բազան օգտագործեք փոստի միաձուլման համար, քանի դեռ գիտեք, թե որտեղ փնտրել:
- Տեղադրման ընտրացանկից ընտրեք «դաշտեր», իսկ հետո «այլ…» ենթաընտրանքից: Այլապես, կարող եք մուտքագրել control-F2:
- Պատուհանում, որը երևում է, կտտացրեք «տվյալների բազա» ներդիրին:
-
Կտտացրեք «Փնտրել» կոճակին պատուհանի ներքևի աջ մասում և գտեք ձեր ստեղծած տվյալների բազայի ֆայլը:
Ձեր տվյալների բազան ընտրելուց հետո այն կհայտնվի պատուհանի աջ կողմում գտնվող «տվյալների բազայի ընտրություն» վերնագրով ցուցակում:
- Պատուհանի ձախ կողմում գտնվող «տիպ» ցուցակից ընտրեք «փոստի միացման դաշտեր»:
- Կտտացրեք + ձեր տվյալների բազայի կողքին, և դրա տակ պետք է հայտնվի աղյուսակի ֆայլ: Կտտացրեք + կողքին որ, և դուք կտեսնեք այն դաշտերի անունները, որոնք ընտրել եք ձեր աղյուսակը ստեղծելիս:
-
Ընտրեք այն դաշտը, որը ցանկանում եք տեղադրել և կտտացրեք Տեղադրել ՝ դաշտը ձեր հիմնական փաստաթղթում տեղադրելու համար:
- Հիշեք, որ կուրսորը տեղադրեք այնտեղ, որտեղ ցանկանում եք, որ ձեր դաշտը տեղադրվի, նախքան Տեղադրելը, կամ դուք պետք է կտրեք և տեղադրեք այն ճիշտ դիրքի տեղափոխելու համար:
- Ինչպես Office- ում, այնպես էլ տեքստային դաշտերը վերաբերվում են ձեր հիմնական փաստաթղթի այբբենական թվերին: Դուք կարող եք դրանք տեղափոխել բացատով և ջնջել դրանք ջնջման ստեղնով:
Քայլ 3. Ավարտեք միաձուլումը:
Կրկնակի ստուգեք յուրաքանչյուր դաշտ ճիշտ տեղադրման համար: Երբ պատրաստ լինեք, տպեք ձեր հիմնական փաստաթուղթը: Փոստի միաձուլումը տպելու է մեկական օրինակ `ձեր փաստաթղթին միացած ֆայլի գրառումների յուրաքանչյուր փաթեթի համար:
Խորհուրդներ
- Բառի մշակման ծրագրերը հաճախ ունենում են կաղապարներ, որոնք կարող եք օգտագործել հիմնական փաստաթղթեր ստեղծելու համար:
- Համոզվեք, որ դաշտերը բաժանել հնարավորինս առավել կոնկրետ պայմանների: Օրինակ, անվան համար կարող եք օգտագործել քաղաքավարության անվանումը (պարոն, տիկին, տիկին), անուն և ազգանուն: Անունների համար դա երեք դաշտ է, այնպես որ յուրաքանչյուր սյունակում օգտագործեք երեք առանձին սյունակ ՝ մեկ տեսակի դաշտով:
