Եթե որոշ ժամանակ աշխատել եք, հավանաբար գիտեք, թե որքան կարևոր են նամակները: Քանի որ ինտերնետով մարմնի տոնն ու մարմնի լեզուն փոխանցելու միջոց չկա, հեշտ է սխալ մեկնաբանել մեկի հաղորդագրությունը, երբ այն տեսնում ես էկրանին: Շարունակեք կարդալ ՝ սովորելու համար, թե ինչպես կարող եք գրել հստակ, հակիրճ և արդյունավետ մասնագիտական պայմաններում:
Քայլեր
Մեթոդ 1 -ից 10 -ը. Գրեք նամակներ, երբ կարողանաք կենտրոնանալ:
Քայլ 1. Եթե շեղված եք, ձեր էլ
Երբ նամակ ունեք գրելու, փորձեք անխափան նստել, երբ չեք մտածում միլիոն այլ բաների մասին: Ձեր գրածը ավելի պարզ կլինի, և դուք կկարողանաք կենտրոնանալ ձեր քերականության, հնչերանգի և ընդհանուր հաղորդագրության վրա:
- Սա հատկապես կարևոր է, եթե ձեր էլ. Փոստը ուղարկվում է բազմաթիվ մարդկանց:
- Հանգիստ սենյակում նամակներ գրեք և մի կողմ թողեք հեռախոսը և այլ շեղումներ:
Մեթոդ 2 -ից 10 -ը. Նշեք ձեր առաջին մի քանի բառերի տոնայնությունը:
Քայլ 1. Ձեր բացման արտահայտությունը կարող է մեծ ազդեցություն ունենալ:
Եթե կցանկանայիք, որ ձեր տոնը լինի թեթև և պատահական, բացեք հետևյալը. «Բարև essեսիկա: Հուսով եմ, որ լավ հանգստյան օրեր ունեցաք »: Եթե ցանկանում եք մի փոքր ավելի պրոֆեսիոնալ պահել, պարզապես ասեք «Բարև Դավիթ» բառը:
Փորձեք խուսափել չափազանց ծանրաբեռնված ամեն ինչից, օրինակ ՝ «Սիրելի Ռոբերտ»: Կարծես մի փոքր անանձնական է:
Մեթոդ 3 -ից 10 -ը ՝ կարճ պահեք ձեր էլ
Քայլ 1. Երկարամիտ հաղորդագրությունները հակված են շփոթեցնելու ձեր հասցեատիրոջը:
Հնարավորության դեպքում փորձեք լինել հակիրճ և հակիրճ: Ձեր նախադասությունները կարճ պահեք և շատ մանրամասներ մի ավելացրեք. Եթե գտնում եք, որ գրում եք ավելի քան 1 կամ 2 պարբերություն, հավանաբար պետք է մարդկանց տեղեկություններ տրամադրեք տեսազանգի միջոցով կամ անձամբ:
- Փորձեք արագ հասնել գործի և խուսափեք մի տոննա հաճույք գրելուց:
- Մարդիկ հակված են կարճ տևողությամբ նամակներ կարդալ: Եթե ավելացնեք չափազանց շատ տեղեկատվություն, հավանականությունը մեծ է, որ դրանց մի մասը կկորչի:
- Ձեր նամակները կարճ պահեք, բայց փորձեք խուսափել բութ նախադասություններից կամ մեկ բառից բաղկացած պատասխաններից: Դրանք կարող են մի փոքր կոպիտ թվալ, հատկապես համակարգչի էկրանին:
Մեթոդ 4 -ից 10 -ը. Հստակ նշեք այն, ինչ ձեզ հարկավոր է:
Քայլ 1. Եթե ինչ -որ բան եք խնդրում, համոզվեք, որ դա հասկանալի է:
Թփերի միջով մի՛ շրջանցեք այն, ինչ ձեզ հարկավոր է հստակ և ուղղակիորեն, որպեսզի թյուրիմացություն չլինի: Եթե կա ժամանակացույց, անպայման ներառեք նաև դա: Այնուամենայնիվ, համոզվեք, որ ձեր տոնը թեթև պահեք: Օրինակ:
- «Ինձ անհրաժեշտ է ամսական առաջընթացի զեկույցը իմ մուտքի արկղում մինչև երկուշաբթի երեկո»:
- «Եթե կարողանայիք ստանալ թիմի հետադարձ կապի ձևը մինչև շաբաթվա վերջ, դա հիանալի կլիներ»:
Մեթոդ 5 -ից 10 -ը. Կազմակերպեք ձեր մտքերը պարբերություններով:
Քայլ 1. Դա կօգնի մարդկանց հեշտությամբ կարդալ տեղեկատվությունը:
Երբ անցնում եք նոր թեմայի, առանձնացրեք այն նոր պարբերությամբ, որպեսզի ձեր էլ.փոստը պարզ լինի: Դա կօգնի ձեր ընթերցողին արագ սկանավորել հաղորդագրությունը ՝ գտնելու իրենց առավել համապատասխան հատվածները:
Ձեր պարբերությունները սկսելու համար օգտագործեք «նույնպես», «հաջորդ» և «վերջին» բառերը:
Մեթոդ 6 10 -ից. Ավելացնել որոշակի թեմայի տող:
Քայլ 1. Տեղեկացրեք մարդկանց, թե կոնկրետ ինչի մասին է նամակը:
Համոզվեք, որ ձեր թեման կոնկրետ է. օրինակ ՝ «Հաշվետվություն» գրելու փոխարեն, փորձեք նման մի բան ՝ «Ամսական պլանավորման զեկույց. 2021 թ. հունիս»: Ձեր գործընկերները, ամենայն հավանականությամբ, կբացեն այն և կկարդան այն, եթե իմանան, որ դա իրենց համար կարևոր է և տեղին:
Սա նաև օգնում է ձեր նամակները հեռու մնալ սպամի թղթապանակից:
Մեթոդ 7 -ից 10 -ը. Սխալ տառերի ուղղում:
Քայլ 1. Սխալները իսկապես կարող են շպրտել ձեր հաղորդագրությունը:
Մինչ ուղղագրությունը ստուգողներից շատերը կբռնեն սխալ գրված բառերը, նրանք չեն կարողանա բռնել բառերի սխալ ընտրությունը կամ ինչ-որ մեկի սխալ գրված անունը: Դուք նաև պետք է կարդաք կետադրական նշանների կամ քերականական սխալների բացակայության համար, քանի որ դրանք կարող են ստիպել ընթերցողին մտածել, որ ձեզ չի հետաքրքրում: 2 -ից 3 րոպե ծախսեք ձեր էլփոստը կարդալուց առաջ `համոզվելու համար, որ ակնհայտորեն ակնհայտ սխալներ չկան:
Պրոֆեսիոնալ պայմաններում շատ կարևոր է մեկի անունը ճիշտ գրել: Մեկ րոպե կրկնակի ստուգեք, որ այն ունեք, նախքան այն ուղարկելը, որպեսզի հետագայում խուսափեք անհարմարություններից:
Մեթոդ 8-ից 10-ը. Նորից կարդացեք ձեր էլ
Քայլ 1. Մտածեք, թե ինչպես են ձեր հաղորդագրությունները կարդալու ձեր հասցեատերերը:
«Եկեք խոսենք ավելի ուշ» մի բան ձեզ համար կարող է անմեղ թվալ, բայց ձեր ընթերցող գործընկերը կարող է մտածել, որ նրանք նեղության մեջ են կամ դուք բարկացած եք: Փոխեք այն հետևյալի ՝ «timeամանակ ունե՞ք հետագայում զրուցելու հաշվետվության առաջիկա փոփոխությունների մասին»: մի փոքր ավելի պարզ լինելու համար:
- Երբեք մի՛ օգտագործեք ձեր նամակների բոլոր կափարիչները: Կափարիչներով նախադասություն գրելը սովորաբար դիտվում է որպես համակարգչի էկրանի միջոցով ինչ -որ մեկի վրա բղավոց:
- «Ներկայացրեք ձեր փոփոխությունները մինչև վաղը առավոտյան» նման մի բանի փոխարեն: Փորձեք նման մի բան. Տեղեկացրեք ինձ, եթե այդ ժամանակացույցը աշխատում է ձեզ համար »:
Մեթոդ 9 -ից 10 -ը. Դադարեցրեք նախքան բորբոքված էլ
Քայլ 1. Եթե նամակ եք ստանում, որը զայրացնում է ձեզ, մի վայրկյան շնչեք:
Կտրող պատասխան ստեղծելու փոխարեն հաշվարկեք մինչև 10 (կամ 1, 000), մինչև հանգստություն չզգաք: Այնուհետև նորից կարդացեք էլփոստը ՝ տեսնելու, թե դա իրականում վիրավորական է, թե ոչ: Հավանական է, որ դուք մի փոքր սխալ եք ընկալել հաղորդագրությունը, և իրականում դա այնքան էլ վատ չէ:
Եթե դեռ զգում եք, որ պետք է զայրացած պատասխան մշակել, սպասեք 24 ժամ, նախքան այն ուղարկելը: Այնուհետև, մեկ օր անց վերանայեք ձեր պատասխանը ՝ տեսնելու, որ դեռ ցանկանում եք ուղարկել այն, թե ոչ:
Մեթոդ 10 -ից 10 -ը. Տվեք մարդկանց կասկածի օգուտը:
Քայլ 1. Դժվար է դրական երանգ հաղորդել էլ
Եթե կարդաք ինչ-որ բան, որը ձեզ ուղարկել է գործընկերը և անմիջապես վիրավորվեք, մի քայլ հետ գնացեք և նորից կարդացեք նրանց գրածները: Փորձեք ինքներդ ձեզ հարցնել, թե որևէ այլ կերպ կարելի է մեկնաբանել հնչերանգը. Այս նամակն իրականում կոպիտ է, թե՞ դրանք պարզապես բութ են:
Օրինակ, ինչ -որ մեկը կարող է գրել. «Ինձ պետք է այդ զեկույցը մինչև երեկո»: Առաջին հայացքից սա մի փոքր սառը և ոչ զգացմունքային է թվում: Այնուամենայնիվ, դա պարտադիր չէ կոպիտ լինել, այն պարզապես փաստացի և հակիրճ է:
Խորհուրդներ
Հաճախ նամակները դիտվում են որպես ոչ հրատապ: Եթե դուք անմիջապես պատասխանի կարիք ունեք, փորձեք անձամբ զրուցել ձեր գործընկերոջ հետ կամ փոխարենը տեսազանգի միջոցով:
Գուշացումներ
- Չնայած այն բանին, որ էմոջիներն ու սմայլիկները նշում են տոնայնությունը, մի օգտագործեք դրանք պրոֆեսիոնալ էլ.
- Մի ուղարկեք վիրավորական կամ բորբոքային նամակներ, հատկապես այն անձին, ում դուք այնքան էլ լավ չեք ճանաչում:
