Կրկնվող գրառումները կարող են հայտնվել, եթե ունեք բազմաթիվ մարդիկ, ովքեր տվյալներ են մուտքագրում տվյալների բազա ՝ առանց բավարար երաշխիքների: Մի քանի տվյալների շտեմարանների համատեղումը կարող է նաև կրկնօրինակների պատճառ դառնալ: Access- ը տրամադրում է հարցման գործիք ՝ ձեր տվյալների բազայում կրկնօրինակներ գտնելու համար: Այնուհետև կարող եք դրանք հեռացնել կամ միաձուլել ՝ ձեր տվյալների շտեմարանն ավելի դյուրընթեռնելի և արդյունավետ դարձնելով:
Քայլեր
Քայլ 1. Իմացեք, թե ինչն է տվյալները դարձնում «կրկնօրինակ»:
Կրկնվող տվյալները չեն նշանակում, որ բոլոր դաշտերը նույնական են: Օրինակ, երկու անգամ տվյալների բազա մուտքագրված հաճախորդը կարող է ունենալ երկու տարբեր ID և պոտենցիալ տարբեր ուղղագրություններ: Մյուս կողմից, եթե անունը տարածված է, դա կարող է լինել երկու տարբեր հաճախորդներ: Դուք պետք է համեմատեք առկա տվյալները և յուրաքանչյուր արդյունքը մանրակրկիտ ստուգեք ՝ որոշելու համար, թե ինչն է և որը կրկնօրինակ չէ:
Քայլ 2. Կրկնօրինակեք ձեր տվյալների բազան:
Խորհուրդ է տրվում, որ մեծ փոփոխություններ կատարելուց առաջ ստեղծեք նոր պահուստ: Այս կերպ Դուք կարող եք վերականգնել տվյալների բազան, եթե պատահաբար ջնջեք սխալ գրառումները:
- Կտտացրեք Ֆայլի ընտրացանկին և ընտրեք «Պահել որպես» կամ «Պահել և հրապարակել»:
- Կտտացրեք «Պահուստային տվյալների շտեմարան» Ընդլայնված բաժնում: Հետևեք հրահանգներին ՝ տվյալների բազան պահուստավորելու համար:
Քայլ 3. Տեղեկացրեք այլ օգտվողներին, որ պատրաստվում եք փոփոխություններ կատարել:
Տվյալների կոնֆլիկտներից խուսափելու համար փորձեք ապահովել, որ ոչ մի այլ օգտվող տվյալներ չի ավելացնի տվյալների բազայում: Սա պարտադիր չէ, բայց կարող է ավելի ուշ ձեզ փրկել գլխացավից, եթե ամեն ինչ սխալ լինի:
Եթե կարող եք, տեղադրեք ձեր տվյալների բազան բացառիկ ռեժիմի: Սա կանխելու է այլ օգտվողների կողմից ցանկացած փոփոխություն կատարելը: Կտտացրեք Ֆայլի ընտրացանկին և ընտրեք «Ընտրանքներ», այնուհետև ընտրեք «Հաճախորդի կարգավորումներ»: «Լռելյայն բաց ռեժիմ» բաժնում ընտրեք «Բացառիկ»: Եթե դուք չունեք բազում մարդիկ, ովքեր օգտագործում են տվյալների բազան, ընդհանուր առմամբ պետք չէ անհանգստանալ այս մասին:
Քայլ 4. Բացեք հարցման հրաշագործը:
Հարցման գործիքը կարող է գտնել կրկնօրինակ բովանդակություն պարունակող գրառումներ: Կախարդի գործարկման գործընթացը տատանվում է ՝ կախված օգտագործվող Access- ի տարբերակից.
- 2013/2010 - Կտտացրեք «Ստեղծել» ներդիրին, այնուհետև կտտացրեք «Հարցման հրաշագործ»:
- 2007 - Կտտացրեք «Տեղադրել» կամ «Ստեղծել» ներդիրին և ընտրեք «Հարցման հրաշագործ»:
- 2003 - Բացեք տվյալների բազայի պատուհանը և ընտրեք «Հարցումներ» ներդիրը: Կտտացրեք «Նոր» կոճակին:
Քայլ 5. Ընտրեք «Գտնել կրկնօրինակների հարցման հրաշագործը»:
Այս հարցումը համեմատում է դաշտերը ՝ կրկնօրինակ գրառումներ գտնելու համար:
Քայլ 6. Ընտրեք այն աղյուսակը, որը ցանկանում եք որոնել:
Ձեր տվյալների բազայի բոլոր աղյուսակները կցուցադրվեն: Ընտրեք այն աղյուսակը, որը ցանկանում եք ստուգել կրկնօրինակների համար:
Կրկնակի ստուգման համար դուք պետք է ընտրված պահեք «Աղյուսակներ» տեսքը:
Քայլ 7. Ընտրեք այն դաշտերը, որոնք, ձեր կարծիքով, պարունակում են կրկնօրինակներ:
Ընտրեք բոլոր այն դաշտերը, որոնք ցանկանում եք համեմատել կրկնվող տվյալների համար: Ներառեք բավականաչափ դաշտեր դատողություն կատարելու համար: Կրկնօրինակները վերադարձվում են միայն այն դեպքում, երբ դաշտերը համընկնում են բնույթի բնույթի հետ: Մասնակի համընկնումներ գտնելու համար կարող եք օգտագործել արտահայտություններ:
- Խուսափեք ընդհանուր դաշտերի օգտագործումից: Խուսափեք գրառումները համեմատելիս խառնաշփոթը նվազեցնելու համար օգտագործեք այնպիսի դաշտեր, ինչպիսիք են ամսաթիվը կամ վայրը:
- Առանց գրառումների միջև տարբերություն դնելու կամ չափազանց ընդհանրական դաշտերի ՝ դուք կունենաք բազմաթիվ կրկնօրինակ արդյունքներ:
Քայլ 8. Դիտելու համար ընտրեք լրացուցիչ դաշտեր:
Լրացուցիչ մեկ կամ երկու դաշտ կարող է օգնել ձեզ որոշել, թե արդյոք տվյալներն իրականում կրկնօրինակ են: Օրինակ, Պատվերի ID դաշտը կօգնի ձեզ որոշել, թե արդյոք նույն անունը երկու անգամ առանձին գրառումներ են: Ներառեք առնվազն մեկ դաշտ, որն օգնում է կատարել այս տարբերությունը և կանխել տվյալների պատահական կորուստը:
Քայլ 9. Ստեղծեք հարցումը:
Ձեզ կառաջարկվի հարցմանը անուն տալ: Կտտացրեք «Ավարտել» ՝ արդյունքները տեսնելու համար:
Քայլ 10. Ուշադիր վերանայեք ձեր արդյունքները:
Ձեր չափանիշների վրա հիմնված ցանկացած հավանական կրկնօրինակներ կցուցադրվեն: Անցեք արդյունքներից յուրաքանչյուրը և օգտագործեք ձեր ընկերության վերաբերյալ ձեր ունեցած գիտելիքները `որոշելու, թե արդյոք գրառումը կրկնօրինակ է: Բացարձակապես համոզվեք, որ գրառումը կրկնօրինակ է, նախքան այն հեռացնելը:
Եթե չեք կարողանում որոշել, վերստեղծեք հարցումը լրացուցիչ դաշտով, որը կօգնի ձեզ կայացնել ձեր որոշումը:
Քայլ 11. leteնջել կրկնօրինակ գրառումները:
Աջ սեղմեք ձախ սյունակի վրա և ընտրեք «leteնջել ձայնագրությունը» ՝ կրկնօրինակը հեռացնելու համար: Կարող եք ընտրել բազմաթիվ գրառումներ `դրանք բոլորը միանգամից ջնջելու համար:
- Կարող եք մի քանի տվյալներ միացնել կրկնօրինակ գրառումներից մեկին այն գրառման մեջ, որը նախատեսում եք պահել:
- Համոզվեք, որ չեք ջնջի կրկնօրինակ արդյունքների ցուցակում հայտնված բոլոր գրառումները, հակառակ դեպքում բնօրինակ գրառում չի մնա:
