Էլ.փոստը, ինչպես և հաղորդակցության այլ ձևերը, ունի իր էթիկետն ու սոցիալական արձանագրությունները: Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է նամակ գրել աշխատավայրում կամ դպրոցում կամ գրավոր ձեռագրի վերաբերյալ, ապա պետք է հաշվի առնեք ձևակերպումը, ժամանակը և կառուցվածքը, երբ ստեղծեք ձեր էլ. Ձեր նամակներում քաղաքավարի, ճշգրիտ և կոնկրետ լինելը կարող է օգնել ձեզ ստանալ անհրաժեշտ արձագանքները:
Քայլեր
Մեթոդ 1 -ը ՝ 4 -ից. Աշխատանքի վերաբերյալ հետադարձ կապ խնդրել
Քայլ 1. Դիմեք այն անձին, որն առավել որակավորված է ձեր աշխատանքը մեկնաբանելու համար:
Հաճախ սա կլինի ղեկավարը, որը անմիջապես ձեզանից բարձր է: Ամեն դեպքում, դուք պետք է սկսեք նրանցից, կամ ավելի ավագ գործընկերոջ կամ աշխատակցի հետ: Նրանք կունենան ձեզ օգնելու և ձեզ անհրաժեշտ արձագանքները տալու փորձ:
Քայլ 2. Եղեք քաղաքավարի և խոնարհ նամակում:
Դուք պետք է հետևեք ձեր գրասենյակի նորմերին էլ. Խոնարհությունը շատ բան է պահանջում հետադարձ կապ խնդրելու համար, բայց մի՛ եղեք այնքան համեստ, որ ձեր ղեկավարը կամ մենեջերը մտածեն, որ դուք ոչինչ չգիտեք ձեր աշխատանքի մասին: Ավելի շուտ ՝ հարցերը ձևավորեք այնպես, որ ցույց տա ձեր առաջընթացը ծրագրի կամ առաջադրանքի մեջ: Սա թույլ կտա ղեկավարին իմանալ, որ դուք պարզապես ձեռքերի վրա նստած չեք սպասում արձագանքների: Հիշեք նաև հետևյալ խորհուրդները.
- Կարող եք ասել. «Ես աշխատում էի վաղվա շնորհանդեսի վրա, երբ ձևաչափի հետ կապված խոչընդոտ առաջացավ: Ես վստահ չեմ, որ հետևում եմ ընկերության չափանիշներին: Ես կցել եմ շնորհանդեսը: Ունե՞ք առաջարկներ ձևաչափի վերաբերյալ: Շնորհակալ եմ այս հարցում ձեր օգնության համար »:
- Մի մոռացեք շնորհակալություն հայտնել նրանց էլ.
Քայլ 3. Կոնկրետ եղեք ձեր հետադարձ կապի հարցում:
Սա կարող է օգնել ձեզ խուսափել չափազանց լայն արձագանքներից, որը դժվար թե ձեզ օգնի ձեր աշխատանքում: Խուսափեք այո կամ ոչ հարցերից, եթե դա անհրաժեշտ չէ: Փոխարենը կենտրոնացեք ծրագրի որոշակի հատվածների վրա, որոնք աշխատանքի կարիք ունեն: Փորձեք մի ռմբակոծել ձեր ղեկավարին կամ գործընկերոջը այն բոլոր հնարավոր հարցերով, որոնք կարող եք ունենալ ձեր աշխատանքի մասին միանգամից:
- Դուք կարող եք, օրինակ, ասել. «Ես վստահ չէի, թե ինչպես շարունակել Eastman ֆայլը: Հաճախորդը չի պատասխանում իմ նամակներին, և քանի որ դա առաջնահերթ հանձնարարություն է, ես մտածեցի, որ ամենալավն է ձեզ նամակ ուղարկել ՝ տեսնելու, թե ինչ պետք է անեմ »:
- Եթե դուք փնտրում եք ավելի ընդհանուր կարծիք ակնարկի կամ զեկույցի տեսքով, խնդրեք դա հատուկ: Քաղաքավարի, հակիրճ և հնարավորինս կոնկրետ լինելը կօգնի: Օրինակ, կարող եք հաշվետվություն խնդրել ձեր արդյունավետության կամ ստեղծագործական գործունեության մասին: Եթե հետադարձ կապ եք խնդրում ձեզ զեկուցողներից, գուցե անհրաժեշտ լինի անանուն հարցում անցկացնել:
Փորձագիտական խորհուրդ
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Ալիսոն Գարիդո, PCC
Աշխատատեղի մարզիչ < /p>
Փորձեք KISS մեթոդը, երբ ընդհանուր կարծիք եք խնդրում:
KISS մոդելը հիանալի միջոց է օգնելու մարդկանց ձեզ տալ համապատասխան, գործնական հետադարձ կապ: Հարցրեք մարդուն,"
պահել? Ինչ պետք է անեմ բարելավել? Ինչ պետք է անեմ սկսել? Եվ ինչ պետք է անեմ կանգ առնել?"
Քայլ 4. Ուղարկեք շնորհակալական նամակ, երբ նրանք պատասխանեն:
Եթե հետադարձ կապը հուշում է, որ դուք շատ բարելավման կարիք ունեք կամ ձեր աշխատանքը հավասար չէ, համոզվեք, որ ներառեք հակիրճ հայտարարություն, թե ինչպես եք այն շտկելու: Ինքներդ ձեզ ժամանակ տվեք զգացմունքները վերամշակելու համար ՝ անմիջապես արձագանքելուց առաջ:
Համոզվեք, որ պատասխանում եք առավելագույնը 1-2 օրվա ընթացքում:
Մեթոդ 2 4 -ից. Հետադարձ կապ խնդրել դպրոցում
Քայլ 1. Նույնականացրեք ինքներդ ձեզ:
Ձեր ուսուցիչը կարող է ունենալ հարյուրավոր ուսանողներ, հատկապես, եթե նրանք քոլեջի պրոֆեսոր են: Դուք պետք է ներառեք ձեր անունը (առաջին և վերջին), ձեր դասարանը և բաժինը: Եթե դուք դեռ ավագ դպրոցում եք, դա կարող է նշանակել ձեր շրջանը կամ ժամանակահատվածը: Այսպիսով, դուք չեք վատնի ուսուցչի ժամանակը ՝ հասկացնելով, թե ով եք դուք, և նրանք ավելի շատ ժամանակ կծախսեն ձեզ անհրաժեշտ արձագանքների վրա:
Քայլ 2. Պահպանեք այն պաշտոնական:
Երբեմն ուսանողները պայքարում են դրա հետ, երբ առաջին անգամ նամակ են ուղարկում ուսուցիչներին: Կարող եք ասել «Բարև բժիշկ Սմիթ» կամ «Հարգելի տիկին Թերներ»: Եթե ձեր ուսուցիչը նամակ է ուղարկել ձեզ, մի եղեք պակաս պաշտոնական, քան եղել են: Պահպանեք տոնայնությունը պրոֆեսիոնալ: Փոխարենը ասեք. «Այ, ինչ կարծիքի ես իմ թերթի մասին: Դա ամենամեծը չէ, - ասաց, - ես վստահ չեմ, որ հասկանում եմ հանձնարարությունը: Ես որոշակի հարցեր ունեի թերթի վերաբերյալ »:
Քայլ 3. Համառոտ պահեք:
Մի անհանգստացեք ձեր հարցերի ամբողջ ենթատեքստը բացատրելու համար, եթե համատեքստը անհրաժեշտ չէ այդ հարցերի համար: Օրինակ, եթե դուք հետադարձ կապ եք խնդրում հնարավոր երկարացման վերաբերյալ, ձեր ուսուցչին կարող է անհրաժեշտ լինել ենթատեքստ, բայց եթե դուք պարզապես փորձում եք ինչ -որ առաջադրանքի վերաբերյալ հարց տալ, նրանց մի պատմեք այն մասին, թե ինչպես է ձեր շունը ստիպել ձեզ ուշանալ և ինչու Դուք հիմա էլ -նամակ եք ուղարկում (եթե դա շատ մոտ չէ հանձնարարության ժամանակին), կամ որևէ այլ բան, որը կարող է անհամապատասխան լինել տվյալ առաջադրանքի համար:
Քայլ 4. Մի սպասեք արձագանքներ խնդրելուց մինչև քննության կամ ժամկետի ավարտին նախորդող գիշերը:
Ձեր ուսուցիչը ոչ միայն հավանական չէ, որ ձեզ հետադարձ կապ տա մոտակա ամսաթվին մոտ, այլև նրանք, ամենայն հավանականությամբ, կգրգռվեն, որ դուք սպասել եք վերջին րոպեին, որպեսզի նրանցից կարծիք խնդրեք: Եթե դուք պետք է ուղարկեք վերջին րոպեի հարցեր, եղեք հակիրճ, կոնկրետ և ներողություն խնդրող: Դա ավելի մեծ հավանականություն կդարձնի ուսուցիչին արձագանքելու համար ՝ ենթադրելով, որ նրանք ժամանակին կտեսնեն էլ.
Քայլ 5. Օգտագործեք ձեր ուսուցիչի խնդրած ֆայլերի ձևաչափերը:
Հաճախ ուսուցիչը ծրագրում ձեզ կասի, թե որ ֆայլի ձևաչափերն են ընդունելու առաջադրանքների համար կամ էլ. Օրինակ, եթե ձեր ուսուցիչը սահմանում է.doc ֆայլ, մի ուղարկեք.pdf կամ.pages ֆայլ: Եթե վստահ չեք, կարող եք.rtf կամ.pdf ֆայլ ուղարկել կամ պարզապես հարցնել:
Քայլ 6. Հարցրեք հետադարձ կապի համար արդեն հանձնված թղթի կամ քննության վերաբերյալ:
Պարզապես պետք է նամակ գրել պրոֆեսորին և լինել քաղաքավարի: Եթե պրոֆեսորը գրասենյակային ժամեր ունի, կարող եք այցելել դրանք կամ նշանակել հանդիպում: Դուք կարող եք ասել. «Հարգելի պրոֆեսոր Սմիթ, ես իմ քննությանն այնքան էլ լավ չհաջողվեց, որքան սպասում էի: Ձեր պրոֆեսորը սովորաբար պետք է դրականորեն պատասխանի նման խնդրանքին:
Մեթոդ 3 -ը ՝ 4 -ից
Քայլ 1. Էլեկտրոնային փոստով ուղարկեք մեկին, ում ճանաչում եք:
Եթե ցանկանում եք ուշադիր արձագանք, ապա այն լավագույնը տալու համար ծանոթ մարդ է, ցանկալի է ՝ ընկեր կամ գործընկեր: Երբ հետադարձ կապի համար նամակ եք ուղարկում ձեր ծանոթ մեկին, համոզվեք, որ նրան էլփոստով կուղարկեք այն, ինչ սովորաբար անում էիք: Եթե դուք սովորաբար զանգահարում եք նրանց, ապա, ամենայն հավանականությամբ, դա պետք է անեք փոխարենը: Մի ուղարկեք ձեռագիրը առաջին էլ. Նամակում, եթե չգիտեք, որ նա, ամենայն հավանականությամբ, կասի այո (մեկը, ում համար ձեռագիր եք կարդացել, կամ մեկը, ով առաջարկել է կարդալ ձեր):
Կարող եք ներառել հակիրճ նկարագրություն կամ վերացական ՝ կախված այն բանից, թե անձը, ում նամակ եք ուղարկում, ընկեր է, թե գործընկեր:
Քայլ 2. Էլփոստ ուղարկեք փորձագետին:
Եթե իսկապես փորձագիտական խորհրդատվության կարիք ունեք, նամակ ուղարկեք ձեր ծանոթ փորձագետին և բացատրեք ձեր նախագիծը և ինչու եք հետադարձ կապի կարիք ունենում: Մի ճնշվեք, այլ ավելի շատ սիրով շնորհակալություն հայտնեք նրանց ուշադրության համար և ասեք. «Ես հասկանում եմ, եթե ժամանակ չունեք ինձ հետադարձ կապ տալու»: Դուք նույնիսկ կարող եք հարցնել, թե արդյոք նրանք ճանաչում են ժամանակի և փորձի որևէ մեկին, ով կարող է օգնել ձեզ, եթե չի կարող:
Քայլ 3. Սառը նամակ մի ուղարկեք որևէ մեկին ձեռագիր:
Սա, ամենայն հավանականությամբ, անպատասխան կմնա, եթե հատուկ չասեք նրանց, որ կվճարեք նրանց օգնության համար: Եթե նրանք հայտնի հեղինակ են, ապա դժվար թե նրանք արձագանքեն նման էլ. Փոխարենը, նախ հարցրեք ձեր ընկերներին, գործընկերներին, դասախոսներին և այլն: Նրանք, ամենայն հավանականությամբ, կկարողանան օգնել ձեզ, և ավելի հավանական է, որ ցանկանում են օգնել ձեզ:
Քայլ 4. Կոնկրետ եղեք, թե ինչ եք ուզում նրանց արձագանքներից:
Եթե ցանկանում եք միայն դրական արձագանքներ, ասեք նրանց այդպես: Ասացեք նրանց, թե արդյոք մանրամասն արձագանքներ ունեք, տեղական կամ գլոբալ արձագանքներ, և արդյոք ցանկանում եք գեղագիտական, քերականական կամ կառուցվածքային հետադարձ կապ: Սա կարող է շատ բան օգնել ձեր ընթերցողին իմանալու, թե ինչ եք ուզում նրանցից:
- Դրական արձագանքները չպետք է լինեն ոչ կառուցողական: Եթե նրանք բացատրեն, թե ինչու են իրենց դուր եկածը դուր գալիս, ապա շատ բան կարող եք իմանալ ձեր ձեռագրի մասին:
- Եթե դուք ստանում եք բացասական արձագանք, ժամանակ տվեք ձեզ արձագանքելու համար: Եթե նրանք ձեր ընկերներն են, ամենայն հավանականությամբ նրանք միայն ցանկանում են օգնել: Եթե նրանք պրոֆեսոր են, անկախ նրանից, թե որքան զայրացած կամ վրդովված եք զգում, չպետք է նման կերպ արձագանքեք: Փոխարենը, շնորհակալություն հայտնեք նրանց օգնության համար և շարունակեք առաջ: Որոշ ժամանակ անց դուք կարող եք գտնել, որ հետադարձ կապը օգտակար էր, նույնիսկ եթե այն փոխանցելու եղանակը ոչ:
Քայլ 5. Ձեր ընթերցողին ժամանակ տվեք արձագանքելու համար:
Եթե դուք խնդրել եք մանրամասն արձագանք վեպի վերաբերյալ, մի ակնկալեք արձագանք մեկ օրվա կամ նույնիսկ մեկ շաբաթվա ընթացքում: Այդ երկարության ձեռագիրը խմբագրելու համար ժամանակ է պետք: Եթե ունեք վերջնաժամկետ, որի վրա աշխատում եք, տեղեկացրեք ձեր ընթերցողին: Կարող եք նաև պարզապես հարցնել նրանց, թե արդյոք նրանք կարող են փոփոխություններ կատարել մինչև որոշակի ամսաթիվ: Հիշեք, որ նրանք ունեն իրենց կյանքն ու պարտավորությունները:
Քայլ 6. Շնորհակալություն նրանց օգնության համար:
Եթե դա ընկեր է, գուցե ցանկանաք նրանց համար նվեր գնել շոկոլադի տուփի պես, կամ պարզապես ժամանակին վերադարձնել բարեհաճությունը: Եթե դա պրոֆեսոր է, գուցե ցանկանաք շնորհակալական նամակ գրել, որպեսզի նրանք իմանան, որ գնահատում եք իրենց աշխատանքը և ժամանակը: Ձեր ընթերցողին շնորհակալություն հայտնելու մոռանալը կարող է նրանց թողնել օգտագործված և (կամ) չգնահատված զգալու մեջ, և գուցե նրանք ավելի քիչ հավանական դարձնեն ձեզ ապագայում:
Մեթոդ 4 -ից 4 -ը. Հաճախորդներից հետադարձ կապ խնդրելը
Քայլ 1. Շատ հարցեր մի տվեք:
Հաճախորդները ծանրաբեռնված են այնտեղի գրեթե բոլոր բիզնեսների հարցումների միջոցով: Եթե ցանկանում եք ապահովել, որ հաճախորդը ձեր նամակը կարդալիս ինքնաբերաբար ջնջի, լրացրեք այն մի շարք հարցերով: Եթե ցանկանում եք հաճախորդին հետաքրքրել, տվեք մեկ կամ երկու հարց և թողեք դրան:
Քայլ 2. Տվեք բաց հարցեր:
Ավելի շուտ այո/ոչ հարցեր օգտագործելով, տվեք ավելի ամբողջական պատասխաններ առաջացնող հարց: Հարցնելու փոխարեն ՝ «Դուք մեզ խորհուրդ կտայի՞ք ընկերոջը», հարցրեք «Ինչպե՞ս կբնութագրեք մեզ ընկերոջը»: Այս տեսակի հարցերը ձեզ տալիս են ավելի շատ տեղեկատվություն պատասխաններում, քան պարզ այո/ոչ հարց:
Քայլ 3. Տեղեկացրեք հաճախորդին, որ դուք արագ կվերադառնաք նրանց:
Սա ստիպում է հաճախորդին զգալ, որ իր կարծիքը ոչ միայն գնում է ինչ -որ հսկա մուտքի արկղ, որտեղ այն կարող է կարդալ կամ չկշռադատվել: Դուք նույնպես, ամենայն հավանականությամբ, ավելի անկեղծ արձագանք կստանաք, եթե նրանք իմանան, որ դուք կպատասխանեք:
Երբ արձագանքում եք, եղեք անկեղծ և պրոֆեսիոնալ: Այսօրվա վիրուսային ինտերնետային մշակույթում դուք կարող եք մեկ վայրկյանում փչացնել ընկերության հեղինակությունը, եթե դրան պատասխանեք ոչ այլ ինչով, քան պրոֆեսիոնալիզմն ու անկեղծությունը:
Քայլ 4. Մի ներառեք ֆլեշ կամ դանդաղ բեռնման այլ հնարավորություններ:
Եթե հաճախորդը դանդաղ կապ ունի, նա, ամենայն հավանականությամբ, անմիջապես կջնջի նամակը, երբ տեսնի, որ այն չի բեռնվում: Հիշեք, որ հետադարձ կապը հաճախ ձեզ համար ավելի կարևոր է, քան նրանք:
Քայլ 5. Օգտագործեք լավ մշակված տառատեսակ և ձևաչափ:
Դուք ցանկանում եք, որ ձեր էլ. Փոստը լինի մաքուր և պրոֆեսիոնալ: Անբարեխիղճ գրաֆիկա կամ կոմիքս առանց տառատեսակով նամակ դժվար թե տպավորի ձեր հաճախորդներին: Փոխարենը, օգտագործեք ստանդարտ տառատեսակներ, ինչպիսիք են Times New Roman- ը կամ Arial- ը, եթե համոզված չեք տառատեսակից և ավելորդ գրաֆիկական պատկերները հասցրեք նվազագույնի:
Քայլ 6. Համոզվեք, որ էլփոստը սարքի համար հարմար է:
Մեկ սյունակ ունեցող ձևաչափն ավելի ճկուն է, քան բազմասյուն նմուշները: Դուք նաև կցանկանաք համոզվել, որ ձեր տառատեսակները չափազանց փոքր չեն: Դուք կցանկանաք, որ էլփոստը առավելություն ունենա նոութբուքերի, հեռախոսների և պլանշետների վրա: Քանի որ շատերն են ստուգում իրենց էլ.
Էլեկտրոնային նամակագրության օգնություն
Հետադարձ կապ խնդրող էլ
Բաներից, որոնցից պետք է խուսափել հետադարձ կապ խնդրող էլ
Մեկնաբանված էլ
Տեսանյութ - Այս ծառայությունից օգտվելով ՝ որոշ տեղեկություններ կարող են կիսվել YouTube- ի հետ:
Խորհուրդներ
- Մի՛ շեղեք մարդկանց հետադարձ կապի համար:
- Պահպանեք իրավիճակի համար համապատասխան էլ.
- Մի փոքր խոնարհությունը շատ հեռու է գնում:
